Dirección General de Vinculación, Innovación y Normatividad en materia de Protección Civil
Dirección de Planeación, Innovación y Continuidad de Operaciones
¿Quiénes Somos? Coordinación Nacional de Protección Civil
Dirección General de Vinculación Innovación y Normatividad
Dirección de Planeación, Innovación y Continuidad de Operaciones
¿Qué hace actualmente la Dirección de Planeación, Innovación y Continuidad de Operaciones de la DGVIN?
Guía para la elaboración de planes de continuidad
Capacitación en la elaboración de planes de continuidad para los tres ordenes de gobierno
Asesoría en la elaboración de planes de continuidad de operaciones
ANTECEDENTES
Las grandes emergencias o desastres en el mundo han puesto a la vista la necesidad de la continuidad de operaciones. Los inicios de esta estrategia datan de la segunda guerra mundial y la Guerra Fría, que ante la amenaza latente de ataques, los países requerían de planeación para garantizar las funciones del gobierno.
ANTECEDENTES
En Nueva York en 2001, el incidente 9/11 represento un tema de seguridad nacional sobre cómo preservar el liderazgo político y la prestación de servicios esenciales.
El tsunami en el sureste asiático en 2004 dejó en claro la necesidad de planes de continuidad de operaciones.
En México los sismos del 19 y 20 de septiembre de 1985 afectaron a varios Estados de la República Mexicana, destruyendo parte de la capital lo que representó pérdidas irreparables debido a que el gobierno no contaba con la capacidad para dar continuidad a sus funciones sustantivas.
¿Qué es un Plan de Continuidad de Operaciones? •
Es el conjunto de recursos, actividades, procedimientos e información, que es desarrollado, probado y actualizado constantemente para ser utilizado en caso de que ocurra un desastre
•
Funge como una guía para evitar que las funciones críticas no sean interrumpidas ante eventos catastróficos de grandes magnitudes
•
Establece una estructura, procedimientos y actividades para seguir operando y, en su caso, regresar a operar normalmente en el menor tiempo posible
Continuidad de Operaciones y Continuidad de Gobierno
COOP
Continuidad de operaciones: Garantizar que el trabajo de nuestras instituciones públicas y de la sociedad, no sea interrumpido ante la ocurrencia de un desastre.
COG
Continuidad de gobierno: Asegurar la vigencia del gobierno legítimamente constituido, mantener el trabajo de las instituciones públicas, proteger el interés general de la sociedad, y garantizar la continuidad de la forma de gobierno nacional con las condiciones necesarias para la seguridad y el desarrollo.
Plan de Contingencia • Consiste en restar el impacto que puede causar un “incidente” inesperado. •
El plan funciona para atender imprevistos que interrumpen las actividades diarias
Plan de Continuidad de Operaciones • Se enfoca a asegurar la continuidad de operaciones de la organización al momento de ocurrir un incidente inesperado e intenta que la situación que ha sucedido afecte lo menos posible.
Plan de Continuidad de Operaciones
Plan de Contingencia
DIFERENCIAS • Un plan de Contingencias es utilizado únicamente una vez que ha ocurrido un desastre, no contempla medidas preventivas. (REACTIVO) • Un plan de Continuidad además de contar con medidas en caso de un desastre, también analiza las vulnerabilidades y desarrolla contramedidas para mitigar dichas vulnerabilidades. (PREVENTIVO)
Un Plan de Contingencia puede existir por si solo pero no cubrirá todos los aspectos de continuidad necesarios.
Beneficios • Identificar los diversos eventos que podrían impactar la continuidad de operaciones así como sus repercusiones financieras y humanas. • Reacción efectiva ante situaciones de emergencia, evitando perdidas de recursos y agilizando las labores relacionadas a funciones críticas/estratégicas. • Prevenir o minimizar la perdida de información y operaciones críticas del gobierno en caso de desastre. • Reducir el número y magnitud de decisiones durante un periodo de crisis en que los errores pueden resultar mayores. • Conocer los tiempos críticos de recuperación volver a la situación anterior al desastre.
para
Propósito, Alcance y Equipo del Plan de Continuidad 1. Propósito ¿Cuál es el propósito? La primera prioridad es proteger a las personas. La segunda es proteger nuestras atribuciones.
2. Alcance Determina el alcance de tu Plan basándote en las necesidades de tu dependencia y cuáles procesos son críticos para evitar el paro de tus actividades vitales.
3. Equipo Necesitas designar a los líderes de cada proceso crítico y los altos mandos DEBEN mostrar un compromiso con este proceso.
Fases en la implementación de un Plan COOP FASE I Análisis de Procesos: -
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Recopilación de todos los procesos de la organización. Selección de los procesos estratégicos de la organización. Determinación de Recursos mínimos necesarios para la operación de procesos estratégicos
FASE 2 Selección de Estrategias: -
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Revisión de las estrategias de continuidad de operaciones. Análisis de proveedores, recursos críticos y locaciones para continuidad. Borrador de planes de continuidad, en esta fase se define en dónde se continuara con la operación.
FASE 3 Desarrollo de Plan de Continuidad: -
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Formalización y descripción detallada de los procedimientos para dar cumplimiento a las estrategias Establecimiento de Grupos encargados de los planes COOP Identificación de recursos críticos
FASE 4 Pruebas y Mantenimiento -
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Recopilación de lecciones aprendidas Práctica de Mejora Continua para los planes COOP Estimación de costos y afectaciones de la crisis
Procesos críticos y tiempos ideales de recuperación
Los Procesos Críticos de la dependencia son aquellos que tiene prioridad al momento de un desastre, y deben ser identificados. Debe determinarse el impacto en tiempos de la interrupción total de los Procesos Críticos. ¿Qué tan pronto esta interrupción de actividades se volvería inaceptable?
Fases en la implementación de un plan COOP FASE I: Análisis de Procesos
PE01 Procesos Estratégicos
Procesos Operativos
Procesos de Soporte
Entradas
PE02
PE03
PO01
PO02 Salidas
PO03
PO04
PS01
PS02
PS03
PS04
PS05
PS06
PS07
PS08
¿Cómo identifico mis procesos críticos? • Ley Orgánica de la Administración Publica Federal • Reglamento Interno • Manual de organización
Evaluación de Riesgos
Probabilidades de que ocurra
Impactos a la dependencia Bajos
Medianos
Altos
BAJO
MEDIO
ALTO
Probable Posible Improbable
RIESGO
Fases en la implementación de un plan COOP FASE 2: Selección de Estrategias de Continuidad de Operaciones
Utilización de espacios gubernamentales alternos
Centro espejo
Sitio alternativo subcontratado a terceros
Trabajo Remoto o Teletrabajo Acuerdos Recíprocos
Reutilización de recursos
Pensando en PREVENCIÓN ¿Pueden los empleados trabajar desde un sitio remoto?
¿Es posible mover la operación temporalmente a un nuevo sitio?
¿Es posible sustituir de manera efectiva el equipo dañado ante un desastre?
¿Es posible realizar los cambios necesarios en nuestra dependencia para ayudarla a sobrevivir en estado de crisis?
¿Existe algún plan para comunicarse con las dependencias a quienes entregamos resultados?¿Con los empleados?¿Proveedores?
Fases en la implementación de un plan COOP FASE 3: Desarrollo de Plan de Continuidad Elementos Mínimos I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI.
Fundamento legal Propósito Funciones Críticas /Esenciales Sedes Alternas Línea de Sucesión / Cadena de Mando (toma de decisiones) Recursos Humanos (personal clave) Dependencias e Interdependencias Requerimientos mínimos (materiales, financieros, tecnológicos, etc.) Interoperabilidad de las Comunicaciones Protección/Respaldo de la Información y Bases de Datos Activación del Plan
¿Qué necesitas para reanudar tus Procesos Críticos? •
Recursos Internos: Usualmente bajo el control de la compañía (ejemplos: edificios, equipos, maquina, herramientas, etc).
•
Servicios Esenciales: Incluye los servicios públicos (electricidad, gas, agua), redes de comunicación (teléfono, internet) y transporte (carreteras, trenes, autobuses, puertos)
•
Dependencias Relacionadas: en todo el proceso del área, desde proveedores hasta entrega de productos o servicios finales.
Si recursos importantes sufren daños severos, tu dependencia puede caer en un escenario de desastre y no tener capacidad de hacer esfuerzos de recuperación o cerrar por un periodo largo de tiempo. ¡Esto puede ocasionar serios problemas a tu dependencia!
Medidas de Mitigación
Fases en la implementación de un plan COOP FASE 4: Pruebas y Mantenimiento
- Recopilación de lecciones aprendidas - Práctica de Mejora Continua para los planes COOP - Estimación de costos y afectaciones de la crisis
¿Sabias qué? El desconocimiento de las herramientas de preparación para desastres, como los Planes de Continuidad es común en cualquier orden de gobierno. Según estadísticas, menos de un tercio de las dependencias de gobierno del país han desarrollado un plan de continuidad o cualquier otro tipo de plan de preparación ante riesgos. Solo el 32% implementa planes de continuidad y menos del 12% se han protegido contra inundaciones o han realizado simulacros de emergencia para este tipo de eventos.
10 pasos hacía un Plan de Continuidad de Operaciones 1. Determinar el propósito y alcance de tu plan y selecciona al líder y equipo responsable de llevarlo a cabo. 2. Determinar los procesos críticos de tu dependencia y los tiempos de recuperación ideales. 3. Determinar qué necesitas para la Continuidad de tus Operaciones. 4. Evaluación de riesgos: Conozca sus escenarios de riesgos 5. No olvidar protección previa al desastre y métodos de mitigación. 6. Respuesta de Emergencia ante el desastre. 7. Estrategias para Continuidad de Operaciones temprana. 8. Estar preparado financieramente. 9. La práctica hace que el plan sea funcional. 10. Revisión continua y mejoramiento del Plan.
EJEMPLO Planes de Continuidad de Operaciones en Ayuntamientos
Comisiones de la Administración Municipal
Hacienda Pública. Gobernación y Reglamentos. Seguridad Pública, Tránsito y Transportes. Salud Pública y Asistencia Social. Obras Públicas. Instrucción Pública, Recreación y Espectáculos. Comercios, Mercados y Rastro. Bienes Municipales y Panteones. Agua y Saneamiento. Electrificación.
Comisiones de la Administración Municipal
Hacienda Pública. Gobernación y Reglamentos. Seguridad Pública, Tránsito y Transportes. Salud Pública y Asistencia Social. Obras Públicas. Instrucción Pública, Recreación y Espectáculos. Comercios, Mercados y Rastro. Bienes Municipales y Panteones. Agua y Saneamiento. Electrificación.
¿Cuáles son los procesos críticos de una comisión de Agua y Saneamiento?
Participación del Público
Procesos Críticos de la Comisión de Agua y Saneamiento
Garantizar el acceso al agua y a un saneamiento básico necesarios para la vida y el desarrollo de las comunidades.
Reducir los riesgos de propagación de enfermedades vinculadas con el agua y la falta de saneamiento e higiene.
Garantizar el acceso al agua y a un saneamiento básico necesarios para la vida y el desarrollo de las comunidades.
Tiempo límite de recuperación: 48 horas
SUBPROCESOS
Mantenimiento correctivo a acueductos
Cobro de servicio de agua potable y alcantarillado público
Sostener distribución de agua a través de Pipas
Proceso Crítico: Garantizar el acceso al agua y a saneamiento básico
Sostener distribución de agua a través de Pipas
Mantenimiento correctivo a acueductos
Estrategia de Continuidad
Convenios con sector privado: Acuerdos Recíprocos
Para mantenimiento correctivo y suministro de tubería. Incremento de la operación normal, con vehículos y personal del sector privado.
Proceso crítico: Garantizar el acceso al agua y a saneamiento básico Responsables del Proceso crítico Personal que participa directamente en las actividades del proceso crítico. Se asegura una línea de sucesión.
Proceso crítico: Garantizar el acceso al agua y a saneamiento básico Recursos Críticos
Servicios de Comunicaciones
Bases de Datos
Infraestructura tecnológica
Garantizar el acceso al agua y a un saneamiento básico necesarios para la vida y el desarrollo de las comunidades.
Requerimientos Adicionales
Mobiliario, Equipo y Vehículos
Sistemas Informáticos
Sin plan COOP
Ejemplo: Agua y Saneamiento • La calidad y cantidad de agua pueden descender a niveles a los que los riesgos de epidemias y de enfermedades relacionadas con el agua se ven magnificados. • Las condiciones de saneamiento ambiental son un riesgo para la salud (lugares contaminados o insalubres que favorecen la transmisión de enfermedades como la malaria o el tifus, o enfermedades diarreicas como el cólera). • Las poblaciones carecen o no cuentan con el acceso a suficiente agua para atender a sus necesidades personales, domésticas, agrícolas o ganaderas. • Suspensión de diversas actividades del sector industrial, por ejemplo: las plantas termoeléctricas.
Conclusiones El principio de continuidad de operaciones, se basa en procedimientos definidos que permitan seguir con las actividades esenciales en caso de un acontecimiento desastroso. Sin un proceso de planeación que considere la participación de TODOS los organismos públicos y privados involucrados y de la población en general que produzca planes de continuidad de operaciones, evaluados y actualizados regularmente, México seguirá sufriendo los efectos y las consecuencias de desastres repetidamente. La respuesta ante emergencias y desastres será improvisada e ineficaz. El plan de continuidad de operaciones debe establecer las funciones que corresponden tanto al gobierno como al sector privado, de tal manera que la afectación que sufra la población involucrada en la contingencia de que se trate sea la menor posible y dure el menor periodo posible.
Conclusiones Es importante que la dependencia conozca sus riesgos y ponga las medidas adecuadas para corregir el mayor número de vulnerabilidades que puedan provocar un incidente grave. La evaluación de riesgos debe ser periódica.
Daniel Monroy Fuentes Director de planeación, innovación y Continuidad de Operaciones. Tel. 5242-8100 Ext.36433 Email:
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