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CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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CONCEPTOS INICIALES

¿Qué es una Auditoría?

Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El Auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."


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CONCEPTOS INICIALES

¿Qué es una Auditoría?

“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente a toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia”.


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CONCEPTOS INICIALES

¿Qué es una Auditoría Administrativa?

“Es el examen metódico y sistemático que permite evaluar en forma integral o parcial a una organización con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente (Entorno)”.


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CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Auditoría Administrativa en Empresas que operan en base a función/proceso

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

APLICACIÓN

RETROALIMENTACIÓN


EMPRESA

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

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CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Auditoría Administrativa en Empresas que operan basadas en procesos APLICACIÓN EMPRESA

PROCESO A

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA PROCESO B

PROCESO C

RETROALIMENTACIÓN


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Polígono de Tendencias

Estrategia Cultura

Valores

Competencias centrales

Liderazgo

Rentabilidad

Tecnología Estructura


Capital intelectual

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CONCEPTOS INICIALES

Según William Leonard La Evaluación puede definirse como “un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos (Talento) humanos y materiales”.


GIDE Resumen:


CONCEPTOS INICIALES AUDITORÍA

1.- Una o más funciones especificas. 2.- Departamento o Grupos de Departamentos. 3.- División o Grupo de Divisiones. 4.- Empresa como un todo.

Áreas a Revisar Proceso de Evaluación

1.- Estudiar los elementos. 2.- Indagar problemas 3.- Hacer un diagnóstico detallado. 4.- Determinar finalidades y relaciones. 5.- Buscar deficiencias. 6.- Balance Analítico. 7.- Comprobar eficiencia . 8.- Determinar Alternativas. 9.- Precisar Soluciones. 10.- Aplicar el Método de Mejoramiento

Elementos a Evaluar

1.- Visión y Misión. 2.- Objetivos y Planes. 3.- Estructura de la Organización. 4.- Políticas, Sistemas y Procedimientos. 5.- Normas de Ejecución 6.- Talento Humanos y Recursos Físicos 7.- Métodos de Control. 8.- Medición de Resultados.

Presentación Discusión Verbal de Aspectos Importantes


Informe Escrito de Hallazgos y Recomendaciones

Informe Final

Vigilancia

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CONCEPTOS INICIALES

Una Auditoría Administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable


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CONCEPTOS INICIALES


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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

FASE I Mecánica o Estructural

Planificación

¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a ser?

Organización

¿Cómo se va a hacer?

Dirección

Ver que se haga

Control

¿Cómo se ha realizado?

ADMINISTRACIÓN

FASE II Dinámica o Operativa


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CONCEPTOS INICIALES Áreas de aplicación PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACIÓN Visión Misión Objetivos Metas Estrategias / tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes

ORGANIZACIÓN Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos

ELEMENTOS ESPECÍFICOS

DIRECCIÓN Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés, el conflicto y la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación

CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad


Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Exportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

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CONCEPTOS INICIALES

Clasificación de la Auditorías La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

¿Porqué una Auditoría Externa? Cuando se tiene la intención de publicar un producto con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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CONCEPTOS INICIALES

Clasificación de la Auditorías La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la Organización.

¿Porqué una Auditoría Interna? Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa para que redunden en una operación más eficiente y eficaz . Un auditor interno debe parecer imparcial e independiente, aunque no siempre sea posible, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta Gerencia. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA 1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa


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METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA

1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa


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1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa


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Las técnicas de Auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:


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Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes, relevantes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Suficiente: Basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores.

Competente: En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el Auditor. Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente. Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos que contienen datos e información obtenida por el Auditor en su revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones incluidas en el informe correspondiente. Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la elaboración, ordenamiento y consulta de las Cédulas de Trabajo y la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados en cada revisión. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así como los resultados obtenidos. Documentación Soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las Cédulas de Trabajo como evidencia de los hechos observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).


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Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada, describiendo alcance de la misma y su significado.


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METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA 2.- Desarrollo de la Administrativa

3.1) PLANES Y OBJETIVOS: Planificar: Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar planes secundarios para coordinar las actividades. Según Stoner: “Planificar indica que los Administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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ALINEACIÓN DE OBJETIVOS DE NEGOCIO Y DESEMPEÑO

1. Propósito socioeconómico

Casa Matriz Accionistas

2. Misión 3. Objetivos generales de la organización (a largo plazo, estratégicos)

Presidencia Vicepresidencias

4. Objetivos generales más específicos (por ejemplo, en áreas claves de resultados) Gerencias

5. Objetivos de Gerencia

6. Objetivos de departamentos 7. Objetivos individuales • Desempeño •Objetivos de Desarrollo Personal JERARQUÍA DE OBJETIVOS Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

Nivel Supervisorio y Operativo

JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.1) PLANES Y OBJETIVOS: Evidencia 1: Una de las mayores deficiencias en las empresas es que la administración de las mismas no da pleno cumplimiento de los principios de la organización. Evidencia 2: Los planes pueden ser muy acertados, pero la organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos debido a un cambio radical en su campo de actividades. Evidencia 3: No se determinaron eficientemente los programas a largo plazo en función a los horizontes que tenga la empresa o no se informa adecuadamente sobre los cambios de los planes y objetivos a la organización por temor a posibles fugas de información. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA 2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa

3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

Organizar: Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará. Según Stoner:

“Es el Proceso para comprender a dos más personas para que trabajen juntas de manera estructurada con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

Definición: Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su departamentalización, la descripción de las funciones de cada unidad organizativa y como producto el diseño y elaboración del Organigrama. Definición de Organigramas: Es un armazón, un esqueleto, una integración particular especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1

Estructural Organigrama:____________ 3

2

Unidad Organizativa

Línea de Mando Apoyo Externo

4

Comités Mesas de ________ Trabajo

6

5

Unidad de Apoyo ________________

7 Unidad Estratégicas

_______________

9

Descentralización

10

8

Nivel Jerárquico

Relación Funcional

Mes, Año Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Organigrama 1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS

Organigrama de Racimo Existes una relación Reciproca, constituida por competencia y cooperación. (INTERDEPENDENCIA)

Auditoria, Contabilidad Y Asesoramiento fiscal

Servicios Jurídicos

Tecnología de La Información


Gerencia General

PRESIDENCIA

Otros Servicios. (Estudios de mercado, etc

Área de Producción

Área de Finanzas Área de Recursos

GIDE Caso Venezolano: DBACCESS



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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

Evidencia: En esta sección los casos más comunes de vigilancia son los Niveles Gerenciales ya que no delegan la “Autoridad Suficiente” a los individuos calificados para ello,


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3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Definición de Políticas: Según Stoner, Freeman y Gilbert: “Es un plan permanente que establece lineamientos generales para la toma de decisiones”.

Definición de Sistemas: “Es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía y/o materia para proveer información, el cual puede estar integrado con y por otros sistemas”. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Definición de Procedimientos: Son secuencias de trámites que pueden establecerse para el desenvolvimiento de las operaciones de la Empresa. Definición de Manuales: En esencia los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la Alta gerencia, concernientes a organización, políticas y procedimientos.


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3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS: Sección: Normas y Procedimientos o o o o o o o o

Objetivo. Alcance (Unidades Organizativas / A quién va dirigido) Normas Específicas del procedimiento. Descripción de Acciones (Instrucciones). Diagramas de Flujo. Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas. Formularios / Pantallas. Glosario de Términos Específicos


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Modelo Mejoramiento de procesos PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING, Plan / Do / Check / Action En Español: Planifique, Haga, Verifique, Actúe

• Estudiar resultados • Revelar nuevo aprendizaje • Reiniciar la secuencia 1-2-3-4, Basándose en los nuevos Conocimientos.

Observar efectos

1

4

3


A

P

V

H 2

Estudiar el Proceso: • Que cambios son deseables? • Con qué datos se cuenta?

• Obtener respuestas al paso 1. • Efectuar el cambio o la prueba

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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS: Evidencia 1: Las políticas por muy buenas que sean, no surtirán buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y procedimientos apropiados. Evidencia 2: La Evaluación determinará las posibles diferencias e irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se implementaron siempre con la idea de simplificar y/o automatizar los procesos como medio para reducir los costos.


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3.4) El TALENTO HUMANO: Dirigir: Conducir y motivar a todas las partes involucradas y resolver conflictos.

Según Stoner: “Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera con respecto a una tarea”. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.4) TALENTO HUMANO: Evidencia 1: En toda empresa se hace necesario evaluar las políticas y prácticas del personal para mantener una buena relación Patrono-Trabajador a través de un sistema de clasificación de méritos, servicios que le brindan la empresa cuidando que los mismos sean eficaces. En este sentido, la evaluación informará sobre la rotación interna y externa de la empresa y causas de descontento, negligencias, etc.


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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:


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Talento


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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS: Evidencia: En este renglón son aplicados los Mantenimientos Preventivos y Correctivos de la empresa para mantener en óptimo funcionamiento los equipos, accesorios, herramientas, vehículos, mobiliario, etc. La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los adecuados.


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3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL: Controlar: Validar las actividades a fin de garantizar que se cumplan de acuerdo a los planes.

Según Stoner: “Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas”.


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TÉCNICAS DE CONTROL

a Acción b

Medir Desempeño Real Corregir El Desempeño

Proceso de Control Comparar Desempeño Real / estándar

¿Ha sido Alcanzado el estándar?

No hacer nada

a

si

No hacer nada

a

si

Identificar La causa de variación

b

no Es aceptable la variación?

Planificación Objetivos

si

Estándares

no

a Revisar El Estándar


no

¿Es aceptable El Estándar?

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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa 3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL: Evidencia 1: Consiste en comparar el desempeño planificado en cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas, Procedimientos, Costos, etc). La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los controles son los suficientemente estricto, el control deficiente puede ser por procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los mismos.


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3.- Presentación del Informe El Informe de Auditoría es el producto final del trabajo del Auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. Por esta razón el informe de Auditoría tiene dos (2) funciones básicas: • Comunica los resultados de la Auditoría realizada.

• Persuade a la Gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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3.- Presentación del Informe


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3.- Presentación del Informe CONSIDERACIONES FINALES: El borrador del Informe de Auditoría, debe ser redactado por el Jefe del equipo de Auditoría y revisado por el supervisor asignado para su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.

Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditoría. El trabajo de la Auditoría Administrativa no sería de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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3.- Presentación del Informe CONSIDERACIONES FINALES:

El acto de implementación de recomendaciones debe ser dirigido por la alta dirección de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluación continua, metódica y detallada del aludido proceso. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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ESTUDIO DE CASOS IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD COMO HERRAMIENTA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TURISMO DE UNA AGENCIA DE VIAJES


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Describir cuales son los procesos que se realizan en el Departamento de Turismo de una Agencia de Viajes 1- Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008 a) Requisitos de la documentación (política de calidad) b) Manual de la Calidad (Procedimientos documentados) Control de los documentos (revisar y actualizar) REQUISITOS c) d) Gestión de los Recursos (aumentar satisfación de los Clientes)

f) Infraestructura (Espacio físico y equipos) g) Ambiente de Trabajo ( confort) h) Procesos relacionados con el Cliente (retroalimentación) i) Propiedad del Cliente (Proteger los bienes)

e) Recursos Humanos ( Formación del Personal)

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1- Planificar e Implementar procesos 2- Seguimiento y medición

2.- Acción Correctiva (eliminan la causa) 1.- Acción Preventiva ( previene la causa) 1.- Seguimiento y medición del Producto.

MEJORA CONTINUA


2.- Control de producto no conforme (no conformidad)

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

AUDITORÍA INTERNA

1.- Planificar un Programa Auditoría (importancia de procesos)

de los

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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS PASOS DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Defina el propósito de la organización

¿QUÉ HACER? La organización debería identificar sus clientes y otras partes interesadas, así como sus requisitos, necesidades y expectativas para definir los resultados previstos por la organización.


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Defina las políticas y objetivos de la organización

¿QUÉ HACER? Basándose en el análisis de los requisitos, necesidades y expectativas, establezca las políticas y objetivos de la organización.


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ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN


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Determine los procesos en la organización

¿QUÉ HACER? Determine los procesos necesarios para alcanzar los resultados previstos. Estos procesos incluyen gestión, recursos, realización y medición y mejora.


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ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN


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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS REGISTRO DE PROVEEDORES: Número de Registro de Proveedor:

REGISTRO DE PROVEEDORES Favor llenar con la información las líneas dispuestas para cada dato requerido. Todos y cada uno de los campos son obligatorios

Razón Social de la Empresa:

Nombre de la Empresa: (Razón Comercial) Objeto de la Compañía:


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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS REGISTRO DE PROVEEDORES: Actividad Económica:

Dirección Fiscal: (como aparece en el comprobante del RIF) Dirección Comercial:

Número de Teléfono: Número de Fax: Correo Electrónico: Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS REGISTRO DE PROVEEDORES: RIF / NIT Representante Legal de la Compañía: Persona Contacto y Teléfono: Número de Cuenta Bancaria: (número de cuenta de 20 dígitos) Sucursales de la Compañía:

Nota: toda la información de la planilla es requerida para la apertura del proveedor en el sistema. Los datos bancarios son solicitados en caso para poder efectuar los pagos mediante transferencias bancarias. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS REGISTRO DE PROVEEDORES:

DOCUMENTOS REQUERIDOS Favor enviar copias legibles Documentos Constitutivos y Estatutos Sociales * Comprobante de RIF /NIT (con dirección fiscal) * Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa * Carta Bancaria o comprobante con detalle de número de cuenta de 20 dígitos * Última Declaración del ISLR * Solvencias del INCE, IVSS e Impuestos Municipales Estados Financieros preferiblemente auditados Lista de Empresas principales a las cuales prestan servicios Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Defina los dueños del proceso

¿QUÉ HACER?

Asigne la responsabilidad y autoridad para cada proceso. Establecer un “equipo de gestión del proceso” que tenga una visión general de todos los procesos, y que incluya a representantes de cada uno de los procesos que interactúan. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Roles

Responsabilidades

Pronosticador de Ventas

Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado al área de compras Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los presupuestos, realizar la compra Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de compra e informar al área de Ventas del ingreso de los productos al almacén

Comprador

Almacenista

Roles Pronosticador de Ventas Comprador Almacenista

Cargos Coordinador de Procesos Asesor de Compras Almacenista


Estimado de Horas Hombre 24 horas

72 horas

3 horas

Unidad de Adscripción Gerencia de Ventas / VP Ventas Gerencia de Compras / VP Administración Gerencia de Almacén / VP Administración

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Defina la documentación Del proceso ¿QUÉ HACER? El propósito principal de la documentación es permitir la operación coherente y estable de los procesos. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Término y definiciones: Calidad:

Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o obligatoria.


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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Término y definiciones: Trazabilidad:

Es la capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello que está bajo consideración. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.


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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Término y definiciones: Acción Preventiva:

Acción tomada con anticipación para eliminar la causa de una no conformidad. Acción Correctiva: Acción tomada para prevenir que algo vuelva a producirse.


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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Término y definiciones: Hallazgos de las Auditorías:

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios establecidos. Control de Cambio: En caso de haber algún cambio por parte del cliente en un servicio ya confirmado. Ejemplo: En caso que la transferencia haya sido realizada, se comienza el proceso de reembolso o nota de crédito al Proveedor. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Defina los requisitos y seguimiento de medición

¿QUÉ HACER? Identifique los criterios de seguimiento y medición para el control y desempeño del proceso. Especial atención en: Tasas de fallas y frecuencia de incidentes.


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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Documentación de Procesos DOCUMENTO PARA DEFINICIÓN DE PROCESO

Proyecto: Proceso: Fecha de última actualización: Autores:

Nombre Nombre Nombre Apellido – Unidad de Adscripción


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Documentación de Procesos Aprobaciones:

Nombre:

Cargo:

Firma:

El documento deberá ser aprobado por el responsable del proceso y por un representante de las áreas que intervienen en el mismo.


Fecha:

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Documentación de Procesos 1. OBJETIVO DEL PROCESO Describa brevemente el objetivo o la razón de ser del proceso. El objetivo debe indicar de forma resumida la misión y finalidad del proceso. 2. ALCANCE Describa el ámbito funcional que abarca el proceso. Es recomendable definir el alcance mencionando: a. b. c. d. e. f.

Ámbito territorial Líneas de negocio Áreas de la Organización Productos o servicios a los que afecta el proceso Tipos de clientes Cualquier otro criterio que permita delimitar el proceso


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Documentación de Procesos 1. DEFINICIONES Indique y defina los términos propios del proceso o aquellos relacionados con el mismo. 2. REGLAS DEL NEGOCIO Especifique las Reglas de Negocio o Políticas Generales, que regulan el proceso para que se desarrolle efectivamente. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Documentación de Procesos 1. ENTRADAS Y SALIDAS Especifique las Entradas (inputs) y las Salidas (outputs) del Proceso, tales como: Información, Formatos, Reportes, Recursos, Materiales y Procesos, entre otros. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Describa la secuencia del proceso, mencionando las actividades a realizar, dando respuestas a las siguientes inquietudes: ¿Qué se hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿En dónde lo hace?, ¿Quién lo hace? y ¿Por qué lo hace? Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Documentación de Procesos Actividad 1

Responsable

Recursos Sistema o Aplicación que está involucrada en la actividad.

2 3 1. PERIODICIDAD Y DURACIÓN DEL PROCESO Indique la periodicidad y duración del proceso. Por ejemplo: Se ejecuta mensualmente, el último día hábil de cada mes y posee una duración total de 12 horas.


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Documentación de Procesos 1.

ROLES, CARGOS Y RESPONSABILIDADES

Especifique las Roles y Responsabilidades dentro del proceso, así como la asociación de Roles a los Cargos. Por ejemplo:

Roles

Responsabilidades

Pronosticador de Ventas

Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado al área de compras Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los presupuestos, realizar la compra Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de compra e informar al área de Ventas del ingreso de los productos al almacén

Comprador

Almacenista

Roles Pronosticador de Ventas Comprador Almacenista

Cargos Coordinador de Procesos Asesor de Compras Almacenista


Estimado de Horas Hombre 24 horas

72 horas

3 horas

Unidad de Adscripción Gerencia de Ventas / VP Ventas Gerencia de Compras / VP Administración Gerencia de Almacén / VP Administración

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Documentación de Procesos 1. ACTIVIDADES DE CONTROL Especifique las Actividades de Control, entendiéndose a éstas como toda tarea que contribuya a la disminución de riesgos y errores dentro del proceso, tales como: Verificaciones y Aprobaciones, Controles de Acceso en Sistemas y Conciliaciones, entre otros. Actividad

Periodicidad

Responsable

Tipo de Control Autom Manual Autom Manual

2. SISTEMAS DE APOYO Mencione los sistemas de información involucrados en el proceso, así como herramientas o aplicaciones de apoyo. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Documentación de Procesos 1.

IMPACTO FUNCIONAL

Indique los impactos de mayor relevancia en el proceso Cambios Sustanciales


Impacto Alto Medio Bajo Alto

Medio Bajo

Alto

Medio Bajo

Alto

Medio Bajo

Alto

Medio Bajo

Alto

Medio Bajo

Áreas Impactadas

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Documentación de Procesos 1. IMPACTO EN SISTEMAS DE APOYO Mencione y detalle los cambios requeridos en los Sistemas de Apoyo, considerando los siguientes aspectos, dependiendo de su aplicabilidad al proceso: 11. l 11.1.

Configuraciones o Nuevos Parámetros en los Sistemas

11.2.

Conversión de Archivos o Carga de Datos

11.3.

Interfaces Requeridas

11.4.

Reportes generados y/o requeridos dentro del nuevo proceso

11.5. Deficiencias funcionales (GAP o Brechas). Mencione y explique las deficiencias funcionales que no serán cubiertas por los sistemas de apoyo en el nuevo proceso definido. Así como las acciones sugeridas para cubrir dichas deficiencias. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Documentación de Procesos


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Matriz de Responsabilidades:

LEYENDA:


Responsabilidad directa

XX

Responsabilidad indirecta

X

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Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes. Dejar de juzgar los resultados y comenzar a concentrarse en el mejoramiento de los los procedimientos que causaron dichos resultados.


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Enrique Benjamín Franklin:

“El gran reto acerca de crear el futuro no es predecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuro que sea verosímil: el futuro que podemos crear. Para ese efecto, las nuevas herramientas de estrategia tienen que echar raíces porque no se puede crear el futuro utilizando las viejas herramientas de estrategia. El esfuerzo que realiza para crear un punto de vista sobre el futuro y una estrategia para manejar el cambio, representa la capacidad de desarrollar un sentido profundo de discontinuidades para crear una jerarquía de imaginación”. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes. Dejar de juzgar los resultados y comenzar a concentrarse en el mejoramiento de los los procedimientos que causaron dichos resultados.


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