ICQ Versi 1/2012
BAHAGIAN 2 KAWALAN TERIMAAN
PTJ: …………………………………………………. Tempoh Pengauditan: ………………………….
Disediakan Oleh : Nama: ……………………………………………. Tarikh: ……………………………………………. Disemak Oleh : Nama: ……………………………………………. Tarikh: ..………………………………………….
1
ICQ Versi 1/2012
BAHAGIAN 2 KAWALAN TERIMAAN Tujuan : Untuk menentukan segala wang awam yang patut diterima, dipungut dengan teratur serta diakaunkan dengan betul dan sempurna. Peringatan : Jika pejabat yang dilawati adalah Pemungut Utama : -
Pemungut Utama dikehendaki mengemukakan semua rekod/ dokumen bagi Pemungut Kecil yang dibawah kawalannya.
-
Semakan adalah ke atas rekod/dokumen bagi Pemungut Utama dan dua (2) Pemungut Kecil yang dibawah kawalannya.
Peraturan : 1.
Arahan Perbendaharaan - Terimaan 60 – 91, 137, 143(b), 145 -147, 309 dan 328(a)
2.
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2008 – Akaun Belum Terima
3.
Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 2/1986 Bil. 1/1994 Bil. 2/2008 Bil. 9/2011
4.
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1995
5.
Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007 Bil. 3/1987
6.
Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994 – Perjanjian Sewa Kantin Bil.(9)dlm.KKM(S)-57/T6/26 Jld. II, 18 Mac 2003 - Perjanjian Sewa Kantin
2
ICQ Versi 1/2012
7.
Surat Bahagian Khidmat Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 (16) bertarikh 14 September 2007 – Pembayaran Sewa Tanah Persekutuan Yang Diuruskan Oleh Kementerian/Jabatan Pengguna
8.
Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24), Bahagian Perancangan Pembangunan bertarikh 7 Jun 2011 – Urusan Penyewaan Premis Demis Kementerian Kesihatan Malaysia
9.
Surat Bahagian Akaun Bil. (61) KKA 173/PA 339 Jld.2 bertarikh 15 Mei 2008 – Pelaksanaan Kutipan Hasil Secara e-Payment di Hospital/Institusi dan Pelaksanaan Corporate ID Dalam Kutipan Melalui e-Payment
10.
Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital – (18)dlm.KKM 203/19 dan Panduan Kerja Perakaunan
11.
Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil. Hospital [(72)dlm.KKM-203/03 Bhg.2]
12.
Surat Pekeliling Cawangan Pengurusan Hasil Bahagian Kewangan Bil. 12 Tahun 2004 – Bayaran Pekhidmatan Bagi Penyediaan Laporan Perubatan Oleh Pegawai Dan Pakar Perubatan
13.
Akta Acara Kewangan dan Akta Fi 1951
14.
Panduan Pengguna PTJ eSPKB
Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) (xvi) (xvii)
Resit (Kew.38) Dan Kupon Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) Buku Tunai Kecil (Kew. 249) Daftar Kaunterfoil (Kew. 67) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68) Penyata Pemungut “Bank In Slip” Penyata Penyesuaian Hasil Penyata Akaun Belum Terima Penyata Kira-Kira Diserah Untuk Audit (Kew. 253) Daftar Mel Daftar Cek Tak Laku Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) Daftar Jualan Borang Tender Daftar Lesen Amalan (Hanya di Ibu Pejabat) Daftar Sewa Perjanjian Sewa Ruang Pejabat, Sewa Kantin dan lain-lain Nota Serah Tugas
3
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik 2.1
Ya
Kawalan Pejabat Pemungut Adakah pejabat yang dilawati merupakan Pemungut Utama (menyelenggara Kew. 248) Jika ya, senaraikan Pemungut Kecil yang ada dibawahnya dan ambil maklumat seperti Lampiran 1 bagi pejabat yang dilawati.
A.
KAWALAN BORANG HASIL
2.2
Daftar Kaunterfoil (Kew. 67) [A.P. 67]
(Pemungut Kecil perlu menyelenggarakannya jika stok resit/kupon melebihi satu bagi setiap jenis)
2.3
(a)
Segala resit, kupon dan borang hasil yang diterima dan dikeluarkan direkod dengan lengkap dan bersiri. Jika tidak, lengkapkan Lampiran 2.
(b)
Baki fizikal dan rekod bersamaan. Jika tidak, lengkapkan Lampiran 3.
(c)
Ruangan pengeluaran hendaklah ditandatangan dan bertarikh oleh pegawai yang menerima stok.
Borang Hasil (Resit (Kew.38) dan Kupon) (a)
Diperiksa sebelum digunakan bagi menentukan nombor sirinya berturutan. [A.P 66(a)]
(b)
Perakuan dibuat di belakang helaian pertama salinan pejabat sebaik ianya diterima atau semasa pengeluaran. [A.P. 66(a)]
(c)
Dikeluar mengikut susunan – Masuk Dahulu Keluar Dahulu (FIFO). [A.P. 66(c)]
(d)
Memeriksa semua resit dan kupon yang dikeluarkan dari stok sekurang-kurangnya setiap minggu. [A.P. 80(c)]
(e)
Stok disimpan dalam kabinet berkunci atau bilik kebal [A.P.68]
(f)
Resit dikeluarkan semasa wang diterima. [A.P. 60]
(g)
Resit tidak boleh dipinda tetapi hendaklah dibatalkan
4
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
Ya
termasuk salinan asal oleh pegawai yang diberi kuasa. [A.P. 62] (h)
Resit ditandatangani dengan berkarbon 2 muka oleh pegawai yang menerima wang tetapi mestilah ditandatangani oleh seorang pegawai yang lain. (Kecuali resit berkomputer). [A.P. 70(a)]
(i)
Apabila berlaku pertukaran Pemungut, semua stok borang hasil hendaklah disemak oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan mengambil alih. Penyata Bulanan seperti di Lampiran N, AP 66A hendaklah disediakan.
[A.P. 66A] (j)
Semua Borang Hasil yang hilang direkod dan dilaporkan dengan segera mengikut cara yang sama ditetapkan dalam AP 315 hingga 324.
[A.P.300 (a)] (k)
2.4
Jika resit berkomputer dicetak, adakah ciri-ciri kawalan dalaman ditetapkan seperti :(i) Kod operator (ii) Kod mesin (iii) Waktu mula & akhir (iv) Tarikh (v) Jumlah kutipan (vi) No. resit mula dan akhir (vii) Bilangan resit dibatalkan (viii) Kawalan Kata Laluan
Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68) (a)
Merekod semua resit/kupon yang digunakan dalam bulan berkenaan serta baki siri yang belum guna. [A.P. 67]
(b)
Siri akhir bulan sebelumnya berturutan dengan siri awal bulan berikutnya. [Kawalan Dalaman]
(c)
Diselenggara oleh setiap pemungut. [A.P. 67]
(d)
Kew. 68 Pemungut Kecil hendaklah disemak dan ditandatangan timbal oleh Pemungut Utama. [A.P.80(b), Kawalan Dalaman]
5
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik (e)
2.5
2.6
Ya
Pada akhir Bulan, Kew. 68 hendaklah diserahkan ke Pemungut Utama/Unit Hasil KKM. [A.P. 145]
Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) – PKD/PKB/PKK sahaja [Kawalan Dalaman] (a)
Disediakan dengan lengkap dan kemaskini.
(b)
Pastikan Notis Kompaun Bersiri.
Daftar Jualan Borang Tender (Ibu Pejabat dan JKN sahaja)
[Kawalan Dalaman]
Disediakan dengan lengkap dan kemas kini. 2.7
Daftar Lesen Amalan (Hanya di Ibu Pejabat)
[Kawalan Dalaman]
Disediakan dengan lengkap dan kemas kini. B.
PENERIMAAN WANG
2.8
Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat kasyer membuat kutipan hasil.
(Kawalan Dalaman) 2.9
Notis Pemberitahuan Mendapatkan Resit [A.P. 61 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 3/1987] Dipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang awam dan berbentuk kekal. (Terutama di kaunter bayaran)
2.10
Peti Wang Tunai (Cash Box) [Kawalan Dalaman] Untuk kasyer menyimpan kutipan di kaunter, berkunci dan hanya dipegang oleh kasyer.
2.11
Peti Besi (a)
Dua (2) kunci yang berlainan dan dipegang oleh 2 orang pegawai yang berlainan. [A.P. 125]
6
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik (b)
2.12
2.13
Ya
Hanya wang awam boleh disimpan kecuali dengan kebenaran Perbendaharaan. [A.P. 132]
Kutipan Penjualan (Borang Tender, Lesen Pengilang Ubat) (a)
(i)
Adakah nombor siri dicetak ke atas borang/sijil tersebut dan ianya dikawal melalui daftar. (ii) Adakah jumlah jualannya sama dengan jumlah kutipan bagi satu-satu set jualan? (iii) Dapatkan unit dijual dan kadar seunit/jumlah kutipan serta tarikhnya.
(b)
Kod hasil yang betul dikenakan. Borang Tender – 73105 Lesen Pengilang dll – 73199
(c)
Kutipan oleh Unit Hasil diberitahu segera kepada pegawai yang menyelenggara daftar kutipan untuk catatan.
Daftar Mel (Hasil) - Dokumen :
I. Daftar Mel II. Semua cek/kiriman wang dalam tangan yang diterima melalui pos
(a)
Disediakan untuk merekod semua terimaan cek/kiriman wang melalui pos.
(b)
Mengandungi butir-butir tarikh cek diterima, nama pengirim, nombor cek, amaun, perihal suratan, tandatangan pembuka mel dan nombor resit yang dikeluarkan. [A.P. 71(a)]
(c)
Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.
(d)
Disemak setiap hari oleh penyelia dengan Buku Tunai. [A.P. 71(a)]
C.
KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK
2.14
Penyata Pemungut “Bank In Slip” (a)
Disediakan bila pungutan dimasukkan ke bank. [A.P. 79(a)]
(b)
Nombor penyata hendaklah bersiri dan difailkan dengan teratur. [Kawalan Dalaman]
7
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
Ya
(c)
Diakaunkan pada kod hasil yang betul. [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004]
(d)
Kutipan melebihi RM500.00 atau RM2,000 (tunai/cek/wang pos) hendaklah diserah kepada bank/pemungut utama pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. [A.P. 78(a)] (Jika kelewatan melebihi 5 kali, bangkitkan)
(e)
2.15
Disemak oleh pegawai kanan selepas ‘bank-in’ untuk menentukan kesahihan tarikh dan jumlah sebenar dan dicop/tandatangan ringkas kasyer bank. [A.P.80(d)]
PTJ Yang Menguruskan Terimaan Melalui eSPKB (Panduan Pengguna eSPKB) (a)
Adakah Penyata Pemungut dicop mengikut Format Pergerakan Dokumen eSPKB (Borang JANM08) oleh penyedia.
(b)
Adakah penyedia menyemak ketepatan maklumat dan dokumen sokongan yang disertakan adalah mencukupi.
(c)
Adakah Penyata Pemungut telah diluluskan dengan sempurna oleh Peraku I sebelum dibankkan. Rujuk proses pengauditan perakuan I dan II.
(d)
Adakah Penyata Pemungut dicetak dalam dua salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Peraku I secara manual.
(e)
Adakah kutipan telah dimasukkan ke bank oleh Pegawai yang diberi kuasa dengan membawa keduadua salinan Penyata Pemungut yang telah ditandatangani oleh Pegawai Peraku I.
(f)
Adakah salinan kedua Penyata Pemungut yang mengandungi catatan berkomputer mengenai butiran kemasukan wang dikembalikan sebagai tanda pengesahan kutipan telah dibankkan.
(g)
Adakah semua transaksi kredit vot di Buku Tunai Cerakinan telah diambilkira dalam sistem.
(h)
Adakah telah diluluskan dengan sempurna oleh Peraku II selepas dibankkan.
(i)
Adakah senarai semak dan salinan kedua Penyata Pemungut disimpan bersama dalam fail untuk rujukan.
8
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
D. 2.16
Ya
(j)
Adakah PTJ mencetak laporan BV381 (bagi kredit vot) untuk memastikan transaksi telah dikemaskini ke sistem dengan menyemak laporan berkenaan.
(k)
Adakah tempoh memasukkan wang ke bank mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASIL Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) (a)
Buku tunai direkod oleh pegawai selain juruwang. Sekiranya pegawai yang sama, surat kebenaran khusus dari Akauntan Negara hendaklah diperolehi. [A.P. 73]
(b)
Resit/Kupon direkod mengikut siri dan mengikut pecahan kod yang betul dan pada hari yang sama. [A.P. 72]
(c)
Diimbang dan diperiksa pada hujung hari oleh penyelia serta ditandatangan ringkas. [A.P. 80(b)]
(d)
Pemindaan angka ditandatangan ringkas oleh Ketua Pejabat atau penyelia. [A.P. 147]
(e)
Setiap kemasukan ke bank dicatat pada hari yang sama dalam Buku Tunai Cerakinan. [A.P. 79(b)]
(f)
Nombor dan tarikh Resit Perbendaharaan dicatat dalam Buku Tunai Cerakinan. [A.P.80(d)]
(g)
Ringkasan kutipan bulanan mengikut kod di Buku Tunai Cerakinan. [Kawalan Dalaman] (Dapatkan bulan terakhir disediakan)
(h)
Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) hendaklah dihantar ke Cawangan Hasil, Bahagian Akaun KKM setiap bulan sebelum 10hb bulan berikutnya. [A.P. 145]
9
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik 2.17
Ya
Buku Tunai Kecil (Kew. 249) (a)
Adakah Pemungut Kecil mengemukakan kutipan setiap hari atau setiap kali kutipan melebihi RM500 (tunai) atau RM2000 (tunai/cek/wang pos) kepada Pemungut Utama ? Jika tidak, senaraikan nama Pemungut-Pemungut Kecil terbabit serta kriteria digunakan bila kutipan diserahkan.
2.18
2.19
(b)
Buku Tunai Kecil beserta resit/kupon dan wang kutipan hendaklah disemak (dengan menandatangan ringkas ruangan jumlah kutipan harian) dan dihantar kepada Pemungut Utama. [A.P. 80(b)]
(c)
Resit yang dikeluarkan oleh Pemungut Utama ditampal di Buku Tunai Kecil. Ruangan ‘Banyaknya diserah kepada Bank atau Perbendaharaan’ dan ‘No. Resit Perbendaharaan dan tarikh’ hendaklah diisi oleh Pemungut Utama. [A.P. 80(d)]
Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) [Kawalan Dalaman] (a)
Pastikan Laporan Terperinci dicetak setiap bulan untuk perbandingan dengan buku tunai.
(b)
Hendaklah dicop tarikh dicetak bagi tujuan menentukan tempoh penghantaran penyata penyesuaian hasil ke Akauntan Negara.
Penyata Penyesuaian Hasil (a)
Disediakan dengan betul dan kemaskini setiap bulan bagi setiap kod. Catatkan tarikh terakhir penyata penyesuaian yang disediakan. Ambil maklumat bulan yang tidak disediakan. [A.P.143(b)]
(b)
Perbezaan Buku Tunai dan Flimsi C330 dalam penyata disiasat dan jika perlu pelarasan dibuat. Senaraikan jenis pelarasan dan amaun yang tidak dibuat. [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 2/1986]
(c)
Penyata Penyesuaian disediakan oleh pegawai yang tidak ada kaitan dengan pungutan dan memasukkan wang ke bank. [Kawalan Dalaman]
10
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
Ya
(d)
2.20
E. 2.21
Disediakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh laporan flimsi boleh dicetak seperti ditetapkan oleh JANM. Ambil maklumat seperti di Lampiran 4. [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 2/1986] Penyata Kira-Kira Diserah Untuk Di Audit (Kew. 253) (a)
Digunakan bagi menyenaraikan dokumen bulanan untuk dihantar. (Semenanjung Malaysia - Cawangan Hasil, KKM) (Sabah & Sarawak - Jabatan Akauntan Negara)
(b)
Jika tiada kutipan dibuat, Buku Tunai kosong bersama Kew. 68 dihantar ke Cawangan Hasil KKM/Jabatan Akauntan Negara. [A.P. 79(f)]
PENGHUTANG Penyata Akaun Belum Terima (Tunggakan/ABT) [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2008, Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 9 Tahun 2011] Semua pemungut melaporkan ABT kepada Pegawai Pengawal selewat-lewatnya sebulan selepas 30 Jun dan 31 Disember setiap tahun. Nota : Sila ambil penyata ABT terkini. Pastikan notis kompaun yang dibawa ke mahkamah telah diambil kira sebagai tunggakan hasil.
2.22
F. 2.23
Daftar Cek Tak Laku [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1/1994] (a)
Disediakan untuk menyusul tindakan mendapat cek gantian.
(b)
Butiran yang perlu ada, tarikh terima, nama dan alamat pembayar, tujuan bayaran, nama bank, amaun, no. dan tarikh cek, no. resit dan kenyataan. Maklumat cek ganti hendaklah direkodkan.
(c)
Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.
PENGURUSAN HASIL SEWAAN Daftar Kutipan Sewa Kantin/Ruang Pejabat [Kawalan Dalaman] Disediakan dengan lengkap dan kemas kini seperti di Lampiran 5.
11
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik 2.24
2.25
Ya
‘Vending Machine’ (a)
Fail mengenai Vending Machine diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.
(b)
Perjanjian Sewa Vending Machine disediakan dan ditandatangani. [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]
(c)
Daftar Kutipan Sewa Vending Machine disediakan dengan lengkap seperti di Lampiran 6.
(d)
Caj elektrik bagi penggunaan mesin minuman dikutip seperti di Lampiran 7. [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]
Perjanjian Sewa Ruang Pejabat / Tapak [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994 dan Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM20075/8/1/5 Jld.5 (24), Bahagian Perancangan Pembangunan] (a)
Ruang pejabat yang dikhaskan/diguna oleh pihak luar (kelab, syarikat, bank, selain dari pihak Kerajaan).
(b)
Disediakan dan ditandatangani antara Penyewa dan JKPTG/Kerajaan Negeri.
(c)
Adakah klausa amaun sewa, tempoh bayaran, deposit, bayaran utiliti dan denda bayaran lewat dinyatakan dalam perjanjian.
(d)
Kadar sewa yang ditetapkan telah diluluskan oleh Jabatan Penilaian Persekutuan.
(e)
Nyatakan tarikh penyewaan berkuat kuasa dan status penyewaan sekarang.
(f)
Adakah deposit sewa dikutip mengikut perjanjian.
(g)
Adakah sewa dikutip dengan sewajarnya.
(h)
Adakah caj utiliti bagi meter guna sama dikutip setiap bulan mengikut perjanjian.
(i)
Adakah suatu daftar diselenggarakan bagi kutipan caj utiliti tersebut (termasuk maklumat resit). Contoh daftar adalah seperti di Lampiran 8.
(j)
Adakah kutipan direkod dalam daftar sewa dengan segera.
12
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik (k) 2.26
G. 2.27
Ya
Adakah daftar sewa disemak oleh Ketua Pejabat/Pegawai yang diberi kuasa.
Perjanjian Sewa Kantin [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 1/1994 dan Bil. (9)dlm.KKM(S)-57/T6/26 Jld. II bertarikh 18 Mac 2003 dan Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24)] (a)
Disediakan dan ditandatangani antara Penyewa dengan JKPTG.
(b)
Adakah klausa amaun sewa, tempoh bayaran, deposit, bayaran utiliti, denda bayaran lewat dinyatakan dalam perjanjian.
(c)
Adakah deposit dikutip dan rekod deposit disimpan dengan selamat.
TERIMAAN HOSPITAL Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital, [(72)dlm.KKM-203/03 Bhg.2] dan Pejabat Kesihatan/Pergigian Daerah [(29)dlm. KKM-203/03 Bhg. 3] Disedia dan dihantar ke Cawangan Hasil, Kementerian Kesihatan Malaysia sebelum 14hb. bulan berikutnya.
2.28
Bil Hospital [Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital – (18)dlm. KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993] Adakah Bil Hospital dikeluarkan apabila pesakit disahkan boleh keluar hospital (discaj).
2.29
Kutipan Hasil Menggunakan Kad Kredit [Garispanduan Mengenai Penggunaan Kad Kredit Bagi Menjelaskan Cagaran Dan Bil Hospital – Surat Bahagian Akaun KKM (42)dlm. K.K.Akaun 173/7/4, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 2 Tahun 2008, Surat Bahagian Akaun Bil. (61) KKA 173/PA 339 Jld.2 bertarikh 15 Mei 2008 – Pelaksanaan Kutipan Hasil Secara e-Payment di Hospital/Institusi dan Pelaksanaan Corporate ID Dalam Kutipan Melalui e-Payment)
a) Logo Kad Kredit ada dipaparkan di kaunter pendaftaran dan kaunter bayaran dengan jelas untuk menarik perhatian orang ramai.
13
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
Ya
b) Bayaran daripada syarikat kad kredit dimasukkan ke bank dan butiran resit serta jumlah penerimaan dicatatkan ke dalam Buku Tunai bagi satu kemasukan
(one entry).
c) Bayaran komisyen diberi tidak melebihi kadar yang diluluskan (dibawah objek 29000) diberi kepada pihak syarikat kad kredit. Bayaran ini dibuat sebaik sahaja Resit Perbendaharaan diterima sebagai mengakui penerimaan deposit diperolehi. d) Butiran mengenai baucar bayaran komisyen dicatatkan dalam buku daftar. Contoh daftar adalah seperti di Lampiran 9. e) Pegawai yang menandatangani baucar bayaran komisyen ada mengesahkan ketetapan bayaran berkenaan serta memastikan bayaran telah dijelaskan oleh syarikat kad kredit. f)
Daftar yang mengandungi catatan bagi setiap baucar bayaran komisyen ada ditandatangani oleh pegawai yang dibenarkan.
g) Penyata Pemungut bagi kutipan secara kad kredit dicop “e-payment” 2.30
Fail Bil Hospital Selesai [Kawalan Dalaman] Semua salinan bil yang telah dibayar dimasukkan dalam Fail Bil Hospital Selesai.
2.31
Fail Bil Hospital Belum Selesai [Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital (18)dlm. KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993] a) Semua bil yang belum selesai dimasukkan dalam Fail Bil Hospital Belum Selesai. b) Semakan dibuat setiap hari pertama setiap minggu bertujuan untuk menyenangkan tugas menghantar surat peringatan dan penyediaan penyata tunggakan hasil.
2.32
Surat Peringatan [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007] a) Adakah pihak hospital memaklumkan kepada Penasihat Undang-Undang KKM sekiranya tidak menerima bayaran selepas Surat Peringatan Ketiga.
14
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
Ya
b) Bagi kakitangan Kerajaan, adakah Surat Tuntutan Potongan Gaji dikeluarkan kepada Ketua Jabatan selepas 14 hari daripada tarikh Surat Peringatan Pertama. c) Bagi kakitangan swasta adakah dimaklumkan kepada KKM selepas 30 hari dari tarikh Surat Peringatan Pertama untuk tuntutan daripada bank yang memberi jaminan. 2.33
Perakuan Hapuskira [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007] a) Perakuan hapuskira hasil disediakan bagi bil-bil yang dikumpulkan mengikut format yang ditetapkan. b) Hapuskira hasil hendaklah dibuat setelah segala usaha telah diambil tetapi masih gagal dikutip. Hapuskira hasil hendaklah dibuat sekurang-kurangnya 1 tahun sekali bagi tunggakan melebihi 6 tahun.
2.34
Daftar Caj Hospital (DCH) [Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital – (18)dlm.KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993 dan Panduan Kerja Perakaunan] a) Maklumat pesakit direkod mengikut siri Nombor Pendaftaran Pesakit (RN) diisi dengan lengkap dan kemaskini. b) Deposit hendaklah dikutip mengikut kadar deposit yang ditetapkan kecuali yang mendapat pengecualian. c) Daripada DCH pilih sampel bagi bulan/hari tertentu pesakit yang tidak dikenakan apa-apa bayaran (tiada catatan nombor resit). Ambil maklumat seperti di Lampiran 10 bagi sekurang-kurangnya 5 pesakit yang ditemui. d) Adakah bil bagi pesakit yang belum diselesaikan dimasukkan dalam fail bil belum selesai ? e) Daripada DCH (manual/ berkomputer) pilih sampel bagi bulan/hari tertentu pesakit yang tidak dicatatkan tarikh discaj dan tiada nombor bil (jika ada) dan ambil maklumat seperti di Lampiran 11. f)
Daripada DCH, pilih sampel (pastikan sampel mengandungi warganegara dan bukan warganegara) bagi bulan/hari yang tidak mengemukakan deposit sebagaimana yang sepatutnya. Ambil maklumat
15
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
Soal Selidik
Ya
seperti di Lampiran 12. g) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer. h) Disemak setiap hari oleh penyelia dengan Buku Tunai. [A.P. 71(a)] i) Adakah daftar sewa disemak oleh Ketua Pejabat/Pegawai yang diberi kuasa. 2.35
Laporan Perubatan [Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 3/1988 & Surat Bahagian Kewangan, KKM Bil. (96)dlm.KKM-203/29 bertarikh 11.6.1993, Surat Pekeliling Cawangan Pengurusan Hasil Bahagian Kewangan Bil 12 Tahun 2004] Adakah setiap Laporan Perubatan yang diminta oleh PERKESO dikenakan bayaran yang ditetapkan mengikut Pekeliling. a) Tentukan sama ada semua tuntutan laporan ringkasan oleh Pegawai Perubatan yang tidak melebihi RM40.00 dibayar 100% dan pembayaran diproses di tempat Pegawai Perubatan bertugas. b) Bayaran perkhidmatan penyediaan Laporan Perubatan oleh Pegawai/Pakar Perubatan yang berjumlah RM80 ke atas diberi kelulusan 50% daripada jumlah tuntutan dan tuntutan tersebut hendaklah dibuat melalui KKM. c) Adakah daftar laporan perubatan diselenggarakan. Contoh Daftar Laporan Perubatan adalah seperti di Lampiran 13. [Kawalan Dalaman]
H. 2.36
PEMERIKSAAN MENGEJUT Pemeriksaan Mengejut Pemungut Kecil
di Pemungut
Utama
dan
Kira wang tunai, cek dan wang pos dan pastikan ia bersamaan dengan resit dan kupon (manual) atau laporan resit harian bagi yang menggunakan sistem serta amaun yang diakaunkan dalam Buku Tunai. Isi maklumat semakan seperti di Lampiran 14. Jalankan pemeriksaan mengejut di kaunter hasil pemungut utama dan kaunter hasil pemungut kecil yang dilawati.
16
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 1
(Perenggan 2.1) Senarai Pemungut Kecil Di Bawah Pemungut Utama (Termasuk Pejabat Yang Dilawati)
Bil.
Nama Pemungut Utama/Kecil
Ada (√) Atau Tiada (X) Mengendali Dokumen Berikut: Surat Kew.248/ Kew.67 Kew.68 Kuasa Kew.249
Lokasi
17
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 2
(Perenggan 2.2(a)) Buku Resit/Kupon Yang Tidak Direkod Satu Persatu Dan Bersiri Dalam Kew. 67 Jenis Dokumen
No. Siri Awal
No. Siri Akhir
18
Jumlah Buku
Catatan
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 3
(Perenggan 2.2(b)) Baki Buku Resit/Kupon Yang Direkod Di Kew.67 Tidak Bersamaan Baki Fizikal Dan Kew. 68 Perkara
Jumlah Seperti Dalam Kew.67
Jumlah Mengikut Fizikal
19
Catatan
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 4
(Perenggan 2.19(d)) Penyata Penyesuaian Hasil Tidak Dihantar Ke Cawangan Hasil Ibu Pejabat/ Cawangan Akauntan Negara Dalam Tempoh 14 Hari Bulan/Tahun
Tarikh Penyata Penyesuaian Disediakan
Tarikh Flimsi Dicetak
20
Tarikh Dihantar
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 5
(Perenggan 2.23) Contoh Daftar Sewa Kantin/Ruang Pejabat Ruang Bangunan Nama Penyewa Alamat Penyewa
: : :
No. Rujukan Perjanjian Tempoh Penyewaan Sewa Sebulan Jumlah Deposit No. Rujukan Deposit Denda Lewat Bayar Sewa
: : : : : :
Maklumat Bayaran Sewa
:
Bil.
Bulan
Amaun (RM)
No. Resit
21
Tarikh
Catatan
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 6
(Perenggan 2.24(c)) Contoh Daftar Kutipan Sewa Vending Machine Nama Syarikat
:
Jenis Mesin
:
Caj Elektrik
:
Tarikh Pemasangan
:
Lokasi
:
Kelab Pengendali
:
Bil.
Bulan
Amaun (RM)
22
No. Resit
Tarikh
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 7
(Perenggan 2.24(d)) Maklumat Vending Machine Yang Dipasang Di Kawasan PTJ Bil.
Jenis
(i)
Sejuk (500-600 watt)
(ii)
Sejuk dengan/ tanpa alat pemanas (4-6 amp)
(iii)
Lain-lain (Nyatakan)
Bil. Unit
Caj Dikenakan (RM)
Jumlah
23
Tarikh Dipasang
Nama Pengendali
ICQ Versi 1/2012
Lampiran 8
(Perenggan 2.25(i)) Contoh Daftar Caj Utiliti Ruang Bangunan Nama Penyewa Alamat Penyewa
: : :
No. Rujukan Perjanjian Tempoh Penyewaan Maklumat Bayaran Utiliti
: : :
Bil.
Bulan
Amaun (RM)
No. Resit
24
Tarikh
Catatan
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 9
(Perenggan 2.29(d))
VISA DAFTAR DRAF JUALAN, BAYARAN DAN KOMISEN RUJUKAN HOSPITAL BIL.
R/N
DRAF JUALAN VISA Tarikh
Nama Dlm. Kad
Kod Kelulusan
BAYARAN DITERIMA Jumlah
No. Draf Jualan
RM
25
SEN
Tarikh hantar ke VISA
Tarikh
No. Cek
KOMISEN DIBAYAR KEPADA VISA
Jumlah RM
SEN
Tarikh
No. VR/ Kelompok
Jumlah RM
SEN
Pengesahan dan tandatangan Peg. Tertinggi Yang Meluluskan Baucar Komisen
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 10
Perenggan 2.34(c)) Senarai Pesakit Yang Tidak Dikenakan Sebarang Bayaran (Tiada Catatan Nombor Resit)
Bil.
No. R/N
Nama
Tarikh Daftar
Tarikh Discaj
No. Bil
26
Jumlah Caj
Sebab Tidak Bayar
Catatan
Ada Dokumen Sokongan Yang Sah
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 11
(Perenggan 2.34(e)) Maklumat Pesakit Yang Tidak Dicatat Tarikh Discaj Dan Nombor Bil Bil.
No. R/N
Nama
Tarikh Daftar
27
Catatan
ICQ Versi 1/2012
LAMPIRAN 12
(Perenggan 2.34(f)) Senarai Warganegara Dan Bukan Warganegara Yang Tidak Membayar Deposit
Bil.
No. R/N
Nama
Status
28
Tarikh Daftar
Jumlah Deposit Sepatutnya (RM)
Catatan
ICQ Versi 1/2012
Lampiran 13
[Perenggan 2.35(c)] Contoh Daftar Laporan Perubatan Bil.
Tarikh Mohon
Nama Pesakit
No. Kad Pengenalan
No. Resit/ Tarikh
Jabatan
Doktor
Tarikh Tandatangan
Tarikh DiBeri
Nota : Format adalah contoh sahaja dan boleh disesuaikan mengikut keperluan hospital.
29
ICQ Versi 1/2012
Lampiran 14
(Perenggan 2.36) PEMERIKSAAN MENGEJUT TERIMAAN Nama Pemungut:________________________ Tarikh dan Masa: ___________________________ 1.
Kira dan pastikan wang tunai, cek dan wang pos fizikal berbanding resit/kupon (manual) atau laporan resit harian bagi yang menggunakan sistem serta rekod dalam Buku Tunai. A. WANG TUNAI Kiraan Wang Secara Fizikal Pungutan
Bilangan
RM 100 RM 50 RM 10 RM 5 RM 2 RM 1 Syiling 50 sen Syiling 20 sen Syiling 10 sen Syiling 5 sen JUMLAH
Jumlah tunai di tangan : RM________ (-) Jumlah rekod
: RM________
Perbezaan
: RM________
30
Jumlah (RM)
ICQ Versi 1/2012
B. WANG POS/CEK NO./ NAMA BANK/ TARIKH
WANG POS/CEK
JUMLAH (RM)
Jumlah tunai di tangan : RM________ (-) Jumlah rekod
: RM________
Perbezaan
: RM________
Disahkan Oleh:
Disemak Oleh:
Tandatangan (Pegawai Bertanggungjawab): Tarikh :
Tandatangan Juruaudit : Tarikh :
31
