ICQ Versi 1/2011
BAHAGIAN 1 KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT
PTJ: …………………………………………………. Tempoh Pengauditan: ………………………….
Disediakan Oleh : Nama: ……………………………………………. Tarikh: ……………………………………………. Disemak Oleh : Nama: ……………………………………………. Tarikh: ..…………………………………………. 1
ICQ Versi 1/2011
BAHAGIAN 1 KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT Tujuan: Menentukan fungsi dan objektif serta tugas dan tanggungjawab pegawai-pegawai telah ditetapkan dengan jelas untuk memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan dengan cekap dan sempurna. Peraturan: 1.
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian I - Carta Organisasi dan Senarai Tugas Bil. 4/2002 - Sasaran Kerja Tahunan Bil. 3/2004 - Nota Serah Tugas Bil. 6/2005 – Kursus dan Latihan
2.
Arahan Perbendaharaan 11, 11(a), 69, 70(a), 101, 125, 170.3(a), 176.1(d), 197.2(a)
3.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8/1991 - Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
4.
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992 - Pinjaman Komputer Bil. 7/1993 - Pinjaman Kenderaan Bil. 8/1993 - Pinjaman Kenderaan Bil. 5/2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Bil. 10/2008 - Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Bil. 5/2011 Pinjaman Perumahan
5.
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 14/1990 - Waran Perjalanan Udara Bil. 3/1993 - Pinjaman Komputer Bil. 12/2005 - Pinjaman Perumahan Bil. 12/2008 – Pinjaman Kenderaan
6.
Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981 - Kad Perakam Waktu Bil. 1/2004 - Kad Perakam Waktu
7.
Surat Bil. JPA.193/6/3-4(20) - Nota Serah Tugas
2
ICQ Versi 1/2011
Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan: (i)
Senarai jawatan di lulus, diisi dan kosong yang terkini bagi PTJ
(ii)
Carta Organisasi terkini bagi PTJ
(iii)
Fail Surat Kuasa
(iv)
MPK atau Manual Kualiti ISO terkini bagi organisasi
(v)
Fail Meja bagi 5-10 orang kakitangan yang meliputi semua bahagian dan kategori
(vi)
Fail SKT bagi 5-10 orang kakitangan bagi tahun semasa
(vii)
Fail Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
(viii)
Daftar latihan kakitangan/fail latihan kakitangan
(ix)
Waran Perjalanan Udara
(x)
Daftar Tempahan Tiket Kapal terbang
(xi)
Kad Perakam Waktu
(xii)
Senarai Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu
(xiii)
Laporan Kad Perakam Waktu
(xiv)
Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi – sampel bagi minima 15 orang kakitangan berasaskan bahagian dan kategori
(xv)
Daftar Pinjaman Kenderaan
(xvi)
Daftar Pinjaman Perumahan
(xvii) Daftar Pinjaman Komputer (xviii) Rekod Cuti (xix)
Daftar Pemeriksaan Mengejut
3
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik 1.1
Ya
Carta Organisasi [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian I, perenggan 1.2 (a)] (a)
Lengkap. Lengkapkan Lampiran 1. Fungsi/Program Aktiviti Hierarki
(b)
Kemas kini. Lengkapkan Lampiran 2. Struktur semasa Perjawatan terkini Tarikh disediakan
(c)
Dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.
1.2
Senarai tugas pegawai disediakan secara bertulis [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian I, perenggan 1.6]
1.3
Laporan Kedudukan Perjawatan [Arahan Pentadbiran] Adakah laporan disediakan dengan lengkap (Nama Jawatan, Gred, Dilulus, Diisi, Kosong) dan kemas kini serta dikemukakan setiap bulan kepada KKM/JKN
1.4
Surat Penurunan Kuasa (Dikeluarkan oleh Ketua Pejabat) Difailkan dengan teratur. (Kawalan Dalaman)
Nota : Semua penurunan kuasa hendaklah dilakukan walau bagaimanapun pemantauan oleh Ketua Pejabat adalah diperlukan. 1.4.1
Kawalan Terimaan (a) Surat Kuasa memungut, menulis dan menandatangani resit. (Nama, Jawatan, Contoh Tandatangan, Tempoh Berkuatkuasa) [A.P 69 & A.P 70(a)] (b) Surat kuasa bagi 2 orang pegawai yang memegang kunci peti besi. [A.P 125]
1.4.2
Kawalan Perbelanjaan (a) Menandatangani Pesanan Kerajaan. [A.P. 176.1(d)] 4
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik
Ya
Tidak
Ulasan
(b) Menandatangani Baucar. [A.P. 101] (c) Mengendalikan Panjar Wang Runcit. [A.P. 11(a)] (d) Mengendalikan Panjar Deposit Hospital. [A.P. 11(a)] (e) Menunaikan cek panjar. [A.P. 11(a)] (f) Pembuka Sebutharga dilantik secara bertulis atas nama individu oleh Ketua Pejabat sekurang-kurangnya 2 orang pegawai di mana seorang daripadanya dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional [A.P. 197.2(a)] (g) (i) Jawatankuasa Pemilih Sebut Harga dilantik secara bertulis atas nama jawatan oleh KSU, KKM secara tahunan/dua tahun sekali. (ii) Terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 anggota dan dipengerusikan oleh Ketua Pejabat. [AP 170.3(a)] (h) Kad Pintar dan pegawai untuk penyedia, perakuan 1 dan perakuan 2 dengan had kelulusan. (i) Pegawai yang meluluskan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) diberi kuasa secara bertulis [A.P. 11] (j) Pegawai tersebut di atas dibenarkan meluluskan semua jenis perubahan gaji dalam penyata perubahan tersebut. 1.4.3
Kawalan Aset Alih Kerajaan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007] Adakah Pegawai Aset dilantik secara bertulis. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) (a)
Ditubuhkan di PTJ1, PTJ2 dan PTJ3
5
Surat Pelantikan
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik
1.5
1.6
Ya
(b)
Keahlian (i) Pengerusi – Ketua Pejabat (ii) Setiausaha – Pegawai Aset (iii) Ahli – semua Ketua Bahagian/Unit (iv) Pegawai lain yang sesuai
(c)
Perkara yang dibincangkan (i) Kedudukan semasa aset alih Kementerian/Jabatan (ii) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih (iii) Laporan Tindakan Pelupusan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib (v) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih
(d)
Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali
(e)
Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
Manual Prosedur Kerja [PKPA 8/1991 dan Pek Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian V, perenggan 5.4] (a)
Lengkap dan kemas kini.
(b)
MPK mengandungi 8 perkara utama iaitu: (i) Latar Belakang Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Jabatan/Pejabat (iii) Carta Jabatan/Pejabat (iv) Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat (v) Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan
Fail Meja [PKPA 8/1991 dan Pek Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian V, perenggan 5.4] (a)
Lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 3.
(b)
Disediakan untuk setiap individu bagi setiap jawatan.
6
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik (c)
1.7
Ya
FM mengandungi 14 perkara utama iaitu: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak/Checklist (x) Senarai Undang-undang/Peraturan (xi) Senarai J/kuasa Yang Dianggotai (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian
Sasaran Kerja Tahunan [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002, Lampiran A2, Perenggan 21] Disediakan selewat-lewatnya sebelum akhir Januari.
1.8
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/2008] (a)
Ditubuhkan di PTJ1, PTJ2 dan PTJ3.
(b)
Keahlian: Pengerusi – Ketua Pejabat Setiausaha – Ketua Kewangan Ahli – Semua Ketua Bahagian/Unit Lain Pegawai
(c)
Perkara Yang Di bincang: Pengurusan Bajet Pengurusan Perakaunan Pengurusan Perolehan Pengurusan Pungutan & Tunggakan Hasil Pengurusan Aset Dan Stor Tindakan Susulan Terhadap Laporan Audit Dalam Dan Audit Negara Keperluan Latihan
(d)
Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali (nyatakan tarikh mesyuarat/minit tahun semasa dan sebelumnya).
(e)
Dihantar kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun di peringkat atasan (Daerah ke Negeri, Negeri ke Ibu Pejabat).
7
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik 1.9
1.10
1.11
1.12
Ya
Tidak
Ulasan
Rekod/Fail Latihan Kakitangan [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005] (a)
Diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
(b)
Pastikan pegawai menghadiri latihan sekurangkurangnya 7 hari setahun
Waran Perjalanan Udara Awam (jika berkenaan) [Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 14/1990] (a)
Disediakan sebelum perjalanan dilakukan.
(b)
Jumlah bayaran dicaj ke kod yang betul
Daftar Tempahan Tiket Kapal Terbang [Surat Pekeliling Am Bil. 3/2008, Lampiran B, perenggan A(2)] (a)
Diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
(b)
Salinan tiket dibuat untuk semakan. [Kawalan Dalaman]
Buku Kedatangan Kakitangan/Mesin Perakam Waktu [Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981 dan Surat Pekeliling Am Bil. 1/2004] Buku Kedatangan/Mesin Perakam Waktu ada di pejabat. (a)
Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu Adakah Pegawai Pengawas dilantik.
(b)
Laporan Kad Perakam Waktu Adakah laporan bulanan disediakan.
(c)
Catatan Merah Tanpa Alasan & Kelulusan Pegawai Atasan i. Jika terdapat 3 catatan dalam sebulan di kad kuning, kad ditukar kepada hijau (setelah amaran bertulis dikeluarkan). ii. Jika terdapat 2 catatan dalam sebulan di kad hijau, kad ditukar kepada merah setelah surat tunjuk sebab tidak dapat diterima oleh pengurusan.
8
Contoh di Lampiran 4
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik 1.13
Ya
Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28) [A.P.309(a) & (b)] (a)
Pemeriksaan dijalankan sekurang-kurangnya 6 bulan sekali terhadap wang awam, setem dan lain-lain barang berharga yang disimpan dalam peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas lain yang dijaga oleh seseorang pegawai. (Semakan juga perlu dilakukan di Pemungut Kecil sekiranya berkaitan)
(b)
Dilakukan oleh Ketua Pejabat atau wakilnya dan di rekod dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Jika Ya, sila catat tarikh pemeriksaan yang dijalankan pada tahun semasa dan sebelumnya
1.14
Buku Perkhidmatan [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian II dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15/2008, Lampiran SPP, para 3.2] (a)
Diselenggarakan dengan kemas kini.
(b)
Ditandatangani oleh Ketua Pejabat/pegawai yang diberi kuasa beserta cop jabatan bagi setiap kemasukan.
(Bangkitkan jika melebihi 6 bulan)
(Pegawai tidak boleh membuat pengesahan maklumat dalam buku perkhidmatannya sendiri) *Lihat bersama perenggan 3.3 (kawalan gaji)
1.15
Pengesahan Dalam Jawatan Adakah semua pegawai yang telah berkhidmat melebihi 3 tahun yang memenuhi syarat telah disahkan dalam jawatan.
1.16
1.17
Rekod Cuti [Kawalan Dalaman] (a)
Diselenggarakan dengan kemas kini.
(b)
Disahkan oleh Ketua Pejabat/pegawai yang diberi kuasa apabila meluluskan cuti.
Pinjaman Kenderaan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1993, 8/1993 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2008] (a)
Daftar disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 5. 9
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2011
Soal Selidik
1.18
1.19
1.20
Ya
(b)
Salinan fotostat bagi resit pembelian, buku pendaftaran dan sijil insurans disimpan dalam Fail Peribadi Peminjam.
(c)
Salinan sijil insurans tahunan (komprehensif) dikemukakan kepada Ketua Jabatan setiap tahun sehingga pinjaman selesai sepenuhnya.
(d)
Maklumat pembiayaan di rekod dalam Buku Perkhidmatan.
Pinjaman Komputer [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/1993] (a)
Daftar disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 6.
(b)
Salinan fotostat bagi resit pembelian dan invois disimpan dalam Fail peribadi peminjam.
(c)
Maklumat pembiayaan di rekod dalam Buku Perkhidmatan.
Pinjaman Perumahan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2011 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2005] (a)
Daftar disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 7.
(b)
Salinan surat kelulusan pembiayaan disimpan dalam Fail Peribadi peminjam.
(c)
Maklumat pembiayaan di rekod dalam Buku Perkhidmatan.
Nota Serah Tugas [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2004 dan Surat Bil. JPA.193/6/3-4(20) bertarikh 19/07/1985] (a)
Dibuat ketika pegawai bertukar tugas/ berpindah
(b)
Ditandatangani oleh pegawai yang bertukar dan pegawai yang mengambil alih tugas serta disaksikan oleh ketua pejabat.
10
Tidak
Ulasan
ICQ Versi 1/2011
LAMPIRAN 1
[Perenggan 1.1(a)] CARTA ORGANISASI YANG LENGKAP
Bil.
Aspek Semakan
1.
Nama Pejabat
2.
Fungsi/Program/Aktiviti
3.
Hierarki
4.
Nama Jawatan/Gred
5.
Kedudukan Carta Pada …..
Ya
11
Tidak
Catatan
ICQ Versi 1/2011
LAMPIRAN 2
[Perenggan 1.1(b)] PERBANDINGAN CARTA ORGANISASI DENGAN SENARAI PERJAWATAN Bil.
Nama Jawatan
Gred Jawatan
Bilangan Senarai Carta Perjawatan Organisasi
12
Beza
Catatan
Bil. Nama Jawatan/ Gred
13
Senarai Tugas Harian
Norma Kerja
Senarai UndangUndang/Peraturan Senarai J/Kuasa yang Dianggotai Senarai Borang Yang Digunakan
Senarai Semak
Carta Aliran Kerja
Proses Kerja
Objektif Jabatan/Pejabat Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Senarai Tugas/ Kuasa/Hubungan Peraturan Pentadbiran
ICQ Versi 1/2011
[Perenggan 1.6(a)]
LAMPIRAN 3
SENARAI SEMAK FAIL MEJA
ICQ Versi 1/2011
LAMPIRAN 4
[Perenggan 1.11(a)] CONTOH DAFTAR TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG
Bil.
Nama Pegawai
Tujuan Perjalanan/ Destinasi
14
Nama Agensi
No. Waran
Tarikh
Bil. Nama Jawatan/ Gred
15
Nama syarikat insurans, nombor sijil insurans, tempoh insurans diliputi bagi tiaptiap tahun, jumlah insurans dan tarikh sijil insurans diserahkan
Tarikh ansuran pertama bayaran balik pinjaman bermula
Jumlah bayaran bulanan
Tempoh bayaran balik
Tarikh Buku Pendaftaran di cop “Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan”
Nombor dan tarikh resit pembelian
Nombor dan tarikh baucar pembayaran pinjaman dan nombor cek
Tarikh cek bayaran diterima oleh peminjam
Tarikh cek bayaran diterima oleh pejabat peminjam
Jumlah pinjaman
Tarikh pinjaman diberi
No. Akaun dan Nama Peminjam
ICQ Versi 1/2011
[Perenggan 1.17(a)]
LAMPIRAN 5
SENARAI SEMAK DAFTAR PINJAMAN KENDERAAN
Bil. Nama Jawatan/ Gred
16
Tarikh ansuran pertama bayaran balik pembiayaan dimulakan
Jumlah tempoh bayaran balik
Nombor dan tarikh invois pembelian
Nombor dan tarikh resit pembelian
Nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek
Tarikh cek diterima oleh anggota
Tarikh cek pembiayaan diterima di pejabat anggota
Jumlah pembiayaan
Tarikh pembiayaan diluluskan
ICQ Versi 1/2008
[Perenggan 1.18(a)]
Lampiran 6
SENARAI SEMAK DAFTAR PINJAMAN KOMPUTER
Bil. Nama Jawatan/ Gred
17 Tarikh Pinjaman Diselesaikan
Amaun Ansuran Bulanan
Tarikh Tamat APG
Tarikh Mula Kuat kuasa APG
Nombor Rujukan APG
Rujukan dan Tarikh Kelulusan Pinjaman
Amaun Pinjaman
ICQ Versi 1/2008
[Perenggan 1.19(a)]
Lampiran 7
SENARAI SEMAK DAFTAR PINJAMAN PERUMAHAN
