T Kawalan Terimaan - nre.gov.my

Kawalan Terimaan 1. DEFINISI Terimaan Kerajaan meliputi semua jenis pendapatan dalam bentuk cukai, yuran, lesen dan lain-lain. Dari segi pentadbiran, hasil negara terbahagi kepada tiga peringkat iaitu Hasil Kerajaan Persekutuan, Hasil Kerajaan Negeri dan Hasil Kerajaan Tempatan. a. Hasil Kerajaan Persekutuan Hasil yang dikutip oleh Kerajaan Persekutuan di Malaysia dibahagikan kepada tiga kategori iaitu: (i) Hasil-hasil Cukai Berdasarkan

ciri

kutipan,

hasil-hasil

cukai

yang

dipungut oleh Kerajaan adalah dikategorikan kepada dua jenis kutipan iatu hasil dari cukai langsung dan hasil dari cukai tidak langsung.

(ii) Hasil-hasil Bukan Cukai Hasil bukan cukai adalah hasil yang dikutip dari perkhidmatan yang disediakan oleh Kerajaan untuk rakyat di mana orang ramai akan dikenakan bayaran 65 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Auidt Negara

apabila menggunakan perkhidmatan tersebut. Kadar bayaran

yang

dikenakan

berasaskan

kepada

peruntukan akta-akta mengenainya yang diluluskan oleh Parlimen. (iii) Terimaan Bukan Hasil Terimaan bukan hasil merupakan kutipan-kutipan yang

bukan

berasaskan

mana-mana

Akta

atau

Perundangan.

b. Hasil Kerajaan Negeri Hasil-hasil yang dikutip oleh Kerajaan Negeri adalah seperti yang dinyatakan di dalam Bahagian 3, Jadual 10 Perlembagaan

Persekutuan.

Bagi

negeri

Sabah

dan

Sarawak, Bahagian 5 jadual yang sama selain hasil yang dinyatakan di bahagian 3 jadual tersebut. c. Hasil Kerajaan Tempatan Hasil-hasil yang dikutip oleh Kerajaan Tempatan pula terdiri daripada: (i)

Hasil yang dikutip oleh Perbandaran yang ditubuhkan di bawah Ordinan Perbandaran.

(ii) Hasil

dari

Lembaga

Bandaran,

Majlis

Bandaran,

Lembaga Luar Bandar, Majlis Tempatan dan Pihak 66 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

Berkuasa Tempatan yang mempunyai kuasa di bawah undang-undang

bertulis

untuk

memegang

hasil-

hasilnya. (iii) Cukai pintu.

2. OBJEKTIF Kawalan terimaan adalah untuk memastikan terimaan dikendalikan mengikut peraturan dan diakaunkan dengan sempurna. Ia juga penting bagi

memastikan

kesempurnaan pematuhan

keselamatan,

rekod

kepada

ketepatan,

perakaunan

prosedur

dan

dan

peraturan

yang telah ditetapkan. Antara elemen kawalan dalaman yang dinilai adalah seperti berikut: a. Penerimaan

direkod

dengan

betul

dan

dibankkan. b. Kawalan

dalaman

diwujudkan

terhadap

penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran resit serta borang hasil lain.

67 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

c. Kawalan

dalaman

bagi

menentukan

keselamatan wang adalah mencukupi semasa pungutan, penyimpanan dan pemindahan ke bank. d. Undang-undang

dan

peraturan

berkaitan

terimaan dipatuhi sepenuhnya. e. Pengolahan

(treatment)

transaksi

perakaunan adalah sah dan betul. 3. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN Pengurusan terimaan adalah tertakluk kepada peraturan dan pekeliling yang berkuatkuasa seperti berikut: a. Arahan Perbendaharaan (AP 11, AP 60 – 69, AP 70 – 79, AP 80 & AP 85, AP 126, AP 137, AP 141, AP 143 & AP 145, AP 300 dan AP 328) b. Pekeliling Perbendaharaan Bil.7/1986: Menyelenggara dan Melaporkan Akaun Belum Terima – Dasar dan Tatacara

c. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2004: Penjenisan kod hasil dan perbelanjaan


4. INDIKATOR Untuk menentukan sama ada segala terimaan telah

dikendalikan

mengikut

peraturan

dan

diakaunkan dengan sempurna terdapat 5 aspek utama

kawalan

terimaan

perlu

diberikan

oerhatian iaitu:  Kawalan Borang Hasil  Penerimaan Wang  Kemasukan Terimaan/Hasil Ke Bank  Kawalan Perakaunan Terimaan/Hasil  Akaun Belum Terima a. Kawalan Borang Hasil 3

aspek

kawalan

borang

hasil,

iaitu

kebenaran/kelulusan, kegunaan borang hasil dan perekodan borang hasil.


(i) Kebenaran/Kelulusan 

Kebenaran secara bertulis diberi kepada pegawai yang menerima wang dan satu rekod

diselenggara

mengenai

kebenaran

yang diberikan itu (AP. 69);  Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang dibenarkan; KRITERIA  Pegawai kewajipan

pengawal

yang

kewangan

dan

menurunkan perakaunan

kepada kakitangan bawahannya hendaklah dinyatakan secara khusus dan bertulis (AP 11);  Kebenaran

Ketua

Setiausaha

Perbendaharaan diperolehi bagi hasil yang dipungut dengan setem hasil {AP 64 (a)};  Ketua Jabatan dikehendaki mengeluarkan surat kuasa yang membenarkan seseorang pegawai menerima wang awam (AP 69);


 Urusan pengeluaran resit dilaksanakan oleh dua orang pegawai untuk menyediakan dan menandatangani resit (AP 70);  Dua

pegawai

dikehendaki

bagi

mengeluarkan resit dimana seorang pegawai akan menerima wang dan menandatangani resit manakala seorang pegawai lagi akan menulis resit {AP 70 (a)}.  Kebenaran Akauntan

diperolehi Negara

daripada

Jabatan

sekiranya

urusan

pengeluaran resit dan menyediakan resit dilakukan oleh pegawai yang sama (AP 73);  Borang Hasil yang dikeluarkan daripada stok

disemak

setiap

minggu

sekurang-kurangnya oleh

pemungut

atau

wakilnya {AP 80(c) KELEMAHAN  Tiada kuasa secara bertulis dari pegawai pengawal bagi kutipan hasil.  Pegawai yang terlibat menerima wang turut terlibat menulis resit dan memasukkan data 71 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

ke sistem Buku Tunai Penerimaan. Perkara ini adalah bertentangan dengan peraturan kewangan. (ii) Penggunaan Borang Hasil  Borang hasil direkodkan dengan kemas kini dalam Daftar Borang Hasil (AP 67);  Baki stok borang hasil didaftar bersamaan dengan baki sebenar;  Borang

hasil

yang

belum

digunakan

disimpan dengan selamat (AP 66 dan 68);  Penyata

Borang

Hasil

yang

dikawal

merekodkan terimaan dan penggunaan buku resit dengan sempurna (AP 65); dan  Borang

hasil

yang

diterima

hendaklah

disemak dan diperakui tentang kebetulan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit [AP 66(a)] dan dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul [AP 66(c)]. KELEMAHAN 72 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

 Borang hasil seperti kupon dan resit tidak disimpan di tempat yang selamat dan tidak berkunci;  Borang hasil diletak di rak besi yang terbuka dan terdedah kepada kehilangan;  Borang

hasil

yang

dikeluarkan

tidak

diperakukan terlebih dahulu seperti yang dikehendaki oleh peraturan;  Buku stok tidak dikemas kini dan tiada tanda pemeriksaan terhadap buku stok resit oleh pegawai bertanggungjawab. (iii) 

Perekodan Borang Hasil Semua borang/resit hasil yang dikeluarkan direkodkan ke dalam Buku Tunai dengan betul dan kemas kini (AP 72) sebelum hujung hari;



Pegawai

yang

bertanggungjawab

menyemak setiap hari Buku Tunai dengan resit [AP 80(b)];




Bagi hasil yang dipungut dengan setem hasil,

setem

itu

dibatalkan

dengan

sempurna oleh pegawai yang diberi kuasa [AP 64(b)]; KELEMAHAN 

Tiada bukti yang menunjukkan buku resit yang berada dalam simpanan juruwang diperiksa

oleh

pegawai

yang

memberi

kuasa. Penerimaan Wang Terdapat penerimaan menerima

4

aspek wang,

wang,

kawalan iaitu

ciri-ciri

dalaman

bagi

kebenaran/kelulusan keselamatan

semasa

kutipan, penerimaan melalui mel dan penerimaan wang di kaunter. Penerangan lanjut adalah seperti berikut:

(i) Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang




Kebenaran secara bertulis diberi kepada pegawai yang menerima wang dan satu rekod diselenggara mengenai kebenaran yang diberikan itu (AP. 69);



Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang dibenarkan;



Bagi

sistem

diluluskan

bermesin,

oleh

pihak

sistem

tersebut

berkuasa

yang

berkenaan (AP. 91); dan 

Kasyer

tidak

terlibat

dalam

penyelenggaraan rekod hasil dan sekiranya terlibat,

kebenaran

diperolehi

daripada

Akauntan Negara/Bendahari Negeri yang berkenaan (AP. 73).

KRITERIA 

Kelulusan segera diberi kepada pegawai yang membuat pungutan;



Pegawai

Penyelia

pemeriksaan

berkala

ada

membuat

untuk

memastikan

peraturan berkaitan dipatuhi; 75 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara



Kadar hasil yang berkuat kuasa pernah dibuat semakan semula;



Ada

inovasi/pembaharuan

yang

boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja; 

Kebenaran secara bertulis diberi kepada pegawai yang menerima wang dan satu rekod diselenggara mengenai kebenaran yang diberikan itu (AP 69);



Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang dibenarkan;



Bagi

sistem

bermesin,

diluluskan

oleh

pihak

sistem

tersebut

berkuasa

yang

berkenaan (AP 91); dan 

Kasyer

tidak

terlibat

dalam

penyelenggaraan rekod hasil dan sekiranya terlibat,

kebenaran

diperolehi

daripada

Akauntan Negara yang berkenaan (AP 73).


KELEMAHAN (ii) Ciri-ciri Keselamatan Semasa Kutipan RATIONAL 

Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat kasyer membuat kutipan hasil;



Notis kepada orang awam untuk meminta resit ada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat (AP.61);



Kunci mesin beresit dipegang oleh Pegawai Penyelia [AP 70(b)].



Password pegawai penyelia dan nombor operator (ID) dirahsiakan bagi pungutan hasil secara berkomputer [AP 70(b)];



Buku Log diselenggara untuk mengawal penggunaan mesin beresit [AP 63(b)];



Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia atau

disimpan

oleh

Pegawai

Penyelia/Operator/Kasyer [AP 63(b)]; dan




Media storan data (floppy disk/katrij dan sebagainya) adalah terkawal dan disimpan dengan selamat oleh Pegawai Penyelia.

KRITERIA 

Ciri-ciri keselamatan sistem berkomputer diwujudkan

di

ruang

tempat

kasyer

membuat kutipan hasil; 

Ada

mekanisme

untuk

mengawal

pergerakan ke kawasan kutipan; 

Ada

inovasi/pembaharuan

yang

boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. 

Notis kepada orang awam untuk meminta resit ada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat (AP 61);



Kunci mesin beresit dipegang oleh Pegawai Penyelia {AP 70(b) dan password pegawai penyelia

serta

dirahsiakan

bagi

nombor

operator

pungutan

hasil

(ID) secara

berkomputer; 

Buku Log diselenggara untuk mengawal penggunaan mesin beresit; 78

Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara



Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia atau

disimpan

oleh

Pegawai

Penyelia/

Operator/Kasyer;dan 

media storan data (floppy disk/ disket/katrij dan

sebagainya)

adalah

terkawal

dan

disimpan dengan selamat oleh pegawai penyelia. KELEMAHAN 

Setiap kasyer membuat kutipan hasil tanpa mengambil

kira

kata

pengenalan

yang

ditetapkan selagi terminal beroperasi. Ini menyebabkan kata laluan tidak berfungsi mengikut tujuan sebenar ianya ditetapkan; 

Kata laluan bagi pegawai penyelia dan kasyer hendaklah ditukar dari masa ke semasa atau sekurang-kurangnya 3 bulan sekali;



Pemeriksaan audit mendapati kata laluan kasyer tidak pernah ditukar sejak sistem diperkenalkan; dan




Semakan

audit

mendapati

auditi

tidak

mempunyai tempat kasyer untuk membuat kutipan bukan hasil yang melibatkan hasil. (iii) 

Penerimaan Melalui Mel Resit dikeluarkan pada hari yang sama (A.P 60);



Penyelenggaraan Daftar Mel tidak boleh dilaksanakan oleh Juruwang/pegawai yang menyediakan resit [AP 71(a)];



Daftar Mel diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini [A.P 71(b)]; dan



Daftar Mel diperiksa dan disemak setiap hari dengan Buku Tunai oleh Pegawai Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas [A.P 71(e)].

KELEMAHAN 

Daftar mel yang disediakan tidak lengkap. Antara butiran yang perlu dicatatkan adalah nama penerima, nama pengirim, tarikh terima

cek,

nombor

cek,

amaun

dan 80


nombor resit kutipan yang diterima melalui mel tersebut; 

Banyak cek yang diterima melalui mel tidak dicatatkan dalam dalam nombor resit dalam daftar mel; dan



Semakan daftar mel tidak dilakukan setiap hari tetapi bergantung kepada kelapangan pegawai yang bertanggungjawab.

(iv)

Penerimaan Wang Di Kaunter

KRITERIA 

Melaksanakan sistem nombor giliran;



Persekitaran ruang menunggu yang selesa dan

bilangan

kaunter

memadai

dengan

jumlah pelanggan; 

Resit

dikeluarkan

dengan

segera

bagi

semua kutipan yang dibuat di kaunter (AP 60);




Meminda sesuatu resit adalah dilarang dan semua resit yang dibatalkan ada disimpan bersama salinan asalnya (AP 62);



Semua cek/kiriman wang/wang pos dan sebagai dipalang "Tak Boleh Niaga" dengan segera (AP 76); dan



Ada

inovasi/pembaharuan

yang

boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. KELEMAHAN 

Auditi

tidak

mempunyai

kaunter

bagi

menerima kutipan.

c. Kemasukan Terimaan/Hasil ke Bank (i) Kemasukan Pungutan Ke Bank 

Pungutan

dimasukkan

ke

bank

dengan

segera [AP 78(a)]; 

Peraturan

kawalan

keselamatan

penghantaran wang ke bank dipatuhi (AP 137); 82 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara



Setiap

kemasukan

pungutan

ke

bank

dicatatkan ke dalam Buku Tunai [AP 79(b)]; 

Semakan

ke

pemungut

atas

yang

slip

bank/penyata

mengandungi

berkomputer mengenai

catatan

kemasukan wang

ke dalam bank; 

Seorang

pegawai

bertanggungjawab

menyemak dan menandatangani slip bayar masuk selepas kemasukan ke menentukan

jumlah

bank bagi

sebenar

telah

didepositkan [AP 80(e)]; dan 

Pungutan yang tidak sempat dimasukkan dalam bank, disimpan dengan selamat [AP 126(b)].

KRITERIA 

Memilih bank terdekat bagi meminimumkan risiko;



ada

inovasi/pembaharuan

yang

boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja; 

Pungutan wang tunai melebihi RM500 atau cek, wang pos dan kiriman wang yang 83


melebihi

RM2,000

hendaklah

dibankkan

pada hari itu juga atau selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya {AP 78(a)}; 

peraturan

kawalan

keselamatan

penghantaran wang ke bank dipatuhi (AP 137); 

setiap

kemasukan

dicatatkan

ke

pungutan

dalam

buku

ke

bank

tunai

{AP

79(b)}; 

semakan

ke

mengandungi mengenai

atas

slip

catatan

bank

yang

berkomputer

kemasukan wang ke dalam

bank; 

seorang

pegawai

bertanggungjawab

menyemak dan menandatangani slip bayar masuk selepas kemasukan ke menentukan

jumlah

sebenar

bank bagi telah

di

bankkan {AP 80(e)}; dan 

pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan dengan selamat {AP 126(b)}.

KELEMAHAN 84 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara



Wang pungutan dibankkan seminggu sekali dan

jumlah

pungutan

adalah

antara

RM3,000 – RM11,000; 

Penghantaran wang kutipan ke bank hanaya dilakukan oleh Pembantu Tadbir Kewangan dengan menggunakan kenderaan Jabatan tanpa sebarang pengiring keselamatan; dan



Mengikut AP 80(e), setiap kemasukan wang kutipan hasil ke bank hendaklah disokong dengan penyata pemungut dan slip bank. Slip bank perlu disemak dan ditandatangan ringkas oleh pegawai penyelia sebelum dan selepas

dibankkan.

Semakan

audit

mendapati tiada bukti menunjukkan slip bank telah disemak oleh pegawai.

d. Kawalan Perakaunan Terimaan/Hasil Peraturan

mengenai

terimaan/hasil

kawalan

dinyatakan

di

perakaunan

dalam

Arahan

Perbendaharaan. Berikut adalah perkara yang perlu dipatuhi: 85 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

 Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan, akaun tunai bulanan

ada

diserahkan

kepada

Pejabat

Pembayar dengan lengkap (AP 145);  Penyerahan akaun dibuat dalam tempoh yang ditetapkan iaitu selewat-lewatnya 10 hari bulan, bulan berikutnya (AP 145);  Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan, tentukan sama ada Penyata Bulanan Pemungut Hasil yang diterima

dari

Pejabat

Pembayar

disesuaikan

dengan buku tunai untuk menentukan segala pungutan yang diserah ke bank telah diambil kira oleh Pejabat Pembayar [AP 143 (b)];  Penyata Penyesuaian Hasil/bank dibuat dengan betul dan kemas kini; dan  Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) disesuaikan dengan resit dan buku tunai pada hujung hari oleh Pegawai Penyelia [AP 80 (b)]. KRITERIA  Tindakan susulan diambil jika Penyata Bulanan Pemungut Hasil

daripada Pejabat Pembayar

tidak diterima; 86 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

 Sekiranya

ada

perbezaan,

tindakan

susulan

diambil terhadap perbezaan yang berlaku;  Ada

inovasi/pembaharuan

yang

boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja;  Akaun tunai bulanan diserahkan kepada Pejabat Pembayar

dengan

lengkap

(AP

145)

dan

penyerahan akaun adalah dalam tempoh yang ditetapkan (AP 145) iaitu tidak lewat daripada 10 hari pada bulan berikutnya;  Penyata Bulanan Pemungut Hasil yang diterima dari Pejabat Pembayar disesuaikan dengan buku tunai untuk menentukan segala pungutan yang diserah ke bank telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar {AP 143 (b)};  Penyata Penyesuaian Hasil/bank dibuat dengan betul dan kemaskini; dan  Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) disesuaikan dengan resit dan buku tunai pada hujung hari oleh Pegawai Penyelia {AP 80 (b)}. KELEMAHAN


 Tidak ada bukti menunjukkan semakan harian terhadap laporan harian, laporan log off, buku tunai harian, penyata pemungut dan resit telah dibuat. e. Akaun Belum Terima  Penyata Tunggakan Hasil atau Penyata Akaun Belum Terima

disediakan dengan lengkap dan

kemas kini;  Penyata kepada

Akaun

Belum

Terima

dikemukakan

Perbendaharaan/Kementerian

dalam

tempoh ditetapkan  Tindakan susulan diambil terhadap jumlah yang tertunggak;  Bagi

tunggakan

setelah

yang

tidak

dapat

dipungut

usaha diambil, tindakan ada dibuat

untuk melaporkannya kepada Perbendaharaan mengikut format ditetapkan [AP 328 (a)]; dan 88 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

 Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.  Tindakan diambil untuk mendapatkan semula wang yang terlibat seperti dinyatakan di (e) KRITERIA  Kaedah

pengesanan

tunggakan

hasil

yang

sistematik;  Melaksanakan sistem pengebilan berkomputer;  Mempermudahkan/memperbagaikan bayaran

(contohnya:

kad

kredit,

kaedah internet

,

Sistem Bayaran Bil Setempat, e-Purse);  Ada

penurunan

amaun

Akaun

BelumTerima;  Ada

inovasi/pembaharuan

meningkatkan

produktiviti

yang dan

boleh kualiti

kerja;  Penyata

Tunggakan

Hasil

atau

Penyata

Akaun Belum Terima disediakan dengan lengkap dan kemaskini; 89 Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

 Penyata Akaun Belum Terima dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara/Jabatan Audit Negara/Kementerian dalam tempoh ditetapkan  Tindakan susulan diambil terhadap jumlah yang tertunggak;  Bagi

tunggakan

setelah

yang

tidak

dapat

dipungut

usaha diambil, tindakan ada dibuat

untuk melaporkananya kepada Perbendaharaan mengikut format ditetapkan {AP 328 (a)}; dan  Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan tindakan diambil untuk mendapatkan semula wang yang terlibat. KELEMAHAN  Daftar

cek

tak

laku

tidak

diselenggarakan.

Ketiadaan daftar ini akan menyukarkan pihak Perbendaharaan memantau bagi memastikan cek gantian diperolehi; dan


T Kawalan Terimaan - nre.gov.my

Recommend Documents