Kerangka Acuan Kegiatan Hibah Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Program Pelatihan Kompetensi Strategis
A. Latar Belakang Dalam menjalankan mandat yang tertulis dalam Peraturan Pemerintah Nomor 67 Tahun 2013 tentang Statuta Universitas Gadjah Mada (UGM), maka UGM dituntut untuk terus meningkatkan kualitas dan relevansi pendidikan tinggi yang adaptif dan responsif dalam memecahkan persoalan dan mendukung kemajuan bangsa. Oleh karena itu, UGM harus mengantisipasi perubahan yang cepat dalam segala aspek baik dalam skala nasional dan global. UGM berkomitmen melalui visi dan misinya untuk melaksanakan misi Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai penggerak pembangunan sosial-ekonomi, untuk kesejahteraan bangsa dan kepentingan kemanusiaan. Hal ini sejalan dengan perlunya penggunaan suatu indikator untuk mengukur pencapaian misi Rencana Strategis Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi tahun 2015-2019 yang mengamanatkan beberapa Perguruan Tinggi Negeri mampu meningkatkan daya saing nasional melalui pencapaian 500 top dunia. Pemeringkatan Perguruan Tinggi secara internasional merupakan salah satu bentuk pengakuan dunia internasional atas kualitas penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dampak dari pengakuan internasional adalah peningkatan reputasi dan peran Perguruan Tinggi dalam pengembangan IPTEKS. Pada tahun 2015, UGM secara khusus mendapat mandat dari Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi untuk mengembangkan program-program yang akan mendukung UGM menuju 500 besar PT dunia. Program-program tersebut dikembangkan melalui dorongan insentif publikasi ke jurnal-jurnal internasional terindeks, untuk meningkatkan citation per faculty serta citation per paper hasil karya keilmuan UGM. Pada tahun 2016 dan 2017, secara lebih terstruktur, program-program dijalankan di UGM untuk memperbaiki fondasi proses yang berjalan di UGM.
1
Hasil dari program-program yang telah dijalankan di Tahun 2015 tercermin dari pengumuman QS-AUR (QS Asian University Ranking). Berdasarkan pengumuman hasil yang diumumkan melalui QS Asian University Ranking, UGM dapat memperbaiki posisi dari peringkat ke-137 di Asia menjadi peringkat ke-105 di Asia. Gambar 1 menunjukkan analisis atas perubahan peringkat UGM tersebut.
Gambar 1. Peningkatan dan Penurunan Skor UGM pada Beberapa Indikator Menurut QS Asian University Ranking 2016. Terdapat peningkatan Faculty Student Ratio dari yang sebelumnya berkisar 18.9 menjadi 12.39 dan juga terlihat adanya peningkatan profil International Faculty Staff dari 74 ke 310. Meskipun demikian, secara umum skor yang diperoleh UGM untuk masingmasing indikator masih jauh dari total skor 100 (Gambar 2).
Gambar 2. Performa UGM dalam QS Asian University Ranking untuk Masing-masing Indikator. 2
Berdasarkan analisis dan kajian tersebut, diperoleh kesimpulan awal bahwa secara umum UGM telah dapat melakukan perbaikan-perbaikan untuk menuju World Class University (WCU). Namun demikian, perbaikan tersebut masih bersifat “short run” yang perlu didukung lebih lanjut dengan perbaikan-perbaikan melalui dorongan yang bersifat fundamental dan berjangka panjang untuk mengibarkan “flagship” perguruan tinggi Indonesia melalui bidang-bidang yang selama ini lemah, terutama pada kontribusi keilmuan yang dapat disumbangkan perguruan-perguruan tinggi Indonesia terhadap ilmu pengetahuan dunia yang oleh lembaga-lembaga pemeringkat antara lain dilihat dari citation per paper dan paper per faculty serta sejumlah langkah inovasi akademik. Salah satu indikator yang signifikan dalam perbaikan proses yang berjalan di Perguruan Tinggi menurut beberapa lembaga pemeringkat adalah graduate employability yang mencakup seperangkat faktor berupa reputasi lulusan, kesuksesan karier lulusan, lama masa tunggu lulusan, kerja sama dengan industri dalam rekrutmen dan seleksi lulusan, serta reputasi organisasi perekrut (employer reputation). Untuk meningkatan graduate employability, khususnya reputasi lulusan, diperlukan suatu terobosan di luar kurikulum. Terobosan tersebut dapat dijalankan melalui berbagai pengembangan kapasitas untuk memperoleh kompetensi tambahan yang strategis dan diperlukan lulusan, dan memberikan sertifikasi khusus. Berdasarkan pertimbangan tersebut, perlu segera mendorong Fakultas/ Departemen/ Program Studi untuk memetakan ketrampilan atau kompetensi strategis yang diperlukan oleh mahasiswa untuk memasuki dunia kerja setelah lulus, dan mendesain bersama mitra suatu pelatihan ketrampilan/ kompetensi strategis yang belum atau tidak dapat diintegrasikan dalam kurikulum. Pelatihan tersebut selain ditujukan untuk menguatkan kemitraan dengan pengguna lulusan (industri, pemerintah, asosiasi profesi, dll.), juga ditujukan untuk menguatkan kerjasama antara Universitas dengan pengguna lulusan untuk meningkatkan employability lulusan UGM.
B. Tujuan Hibah Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis bertujuan: 1. Memberikan dorongan berupa bantuan insentif/ hibah bagi Fakultas/ Departemen/ Program Studi untuk menyelenggarakan pelatihan ketrampilan strategis bagi mahasiswa, yang dilakukan dalam kerangka kerjasama dengan mitra pengguna lulusan. 2. Memberikan dorongan kepada Fakultas/ Departemen/ Program Studi agar secara kelembagaan dan berkesinambungan mampu menfasilitasi pelatihan kompetensi strategis. 3. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi strategis yang dapat ditunjukkan dengan surat keterangan lulus/ sertifikat. 3
4. 5.
C.
Memperkuat kemitraan dengan industri dan pengguna lulusan lainnya untuk meningkatkan employability lulusan. Memperkuat posisi dan reputasi lulusan UGM baik dalam ranah nasional dan internasional agar dapat berkontribusi lebih signifikan bagi pembangunan dan kesejahteraan masyarakat.
Luaran dan Dampak yang Diharapkan
Luaran dan dampak yang diharapkan dari Hibah Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis adalah: 1. Luaran: Peningkatan reputasi dan employability lulusan UGM dalam bidang keilmuan yang dikembangkan di UGM, yang diukur dengan parameter: (1) Graduate Employment Rate; yaitu proporsi lulusan yang memperoleh pekerjaan dalam 12 bulan sejak kelulusan; (2) Proporsi lulusan yang memiliki sertifikat kelulusan ketrampilan atau kompetensi strategis sesuai bidang atau profesinya; (3) Peningkatan jumlah kerjasama aktif dengan industri dan mitra pengguna lulusan lainnya baik dalam bentuk in kind (knowledge scholarship, keterlibatan mitra dalam peningkatan kapasitas lulusan, ataupun kehadiran mitra di universitas dalam rangka memberikan kursus-kursus tambahan bagi mahasiswa, dan sebagainya) maupun in cash; (4) Proporsi lulusan yang dapat diterima bekerja oleh institusi mitra; (5) Peningkatan jumlah program pembimbingan, pemagangan, konsultasi, dan sebagainya bagi mahasiswa UGM melalui skema kerjasama dengan mitra. 2. Dampak: Peningkatan kontribusi lulusan UGM melalui bidang keilmuan dan profesiprofesi yang diselenggarakan oleh program studi di UGM untuk: (1) Peningkatan relevansi pembelajaran di UGM dengan kebutuhan masyarakat dan dunia kerja karena paparan dini (early exposure) melalui interaksi intensif civitas akademika UGM dengan masyarakat industri dan mitra lainnya; (2) Peningkatan kontribusi lulusan UGM untuk ilmu pengetahuan dan kesejahteraan masyarakat melalui pendidikan dan pelatihan untuk mengenalkan sejak dini mahasiswa UGM dengan kebutuhan masyarakat dan dunia kerja, yang dirintis melalui program pelatihan-pelatihan ketrampilan dan kompetensi strategis untuk mempersiapkan lulusan yang unggul dan dapat memimpin.
D. Indikator Keberhasilan Kegiatan Beberapa butir berikut ini dipergunakan untuk menilai keberhasilan program hibah di tahun berjalan:
4
1.
2. 3. 4.
E.
Peningkatan proporsi mahasiswa yang mengikuti kursus-kursus dan/ atau pelatihanpelatihan ketrampilan/ kompetensi strategis yang diselenggarakan oleh Fakultas/ Departemen/ Program Studi bekerjasama dengan industri atau mitra pengguna lulusan; Peningkatan proporsi mahasiswa yang lulus dan mendapatkan sertifikat dari pelatihan kompetensi strategis yang diselenggarakan oleh Fakultas/ Departemen/ Program Studi bekerjasama dengan industri atau mitra lainnya; Peningkatan jumlah kerjasama dengan industri atau mitra lainnya untuk melakukan pembinaan bagi mahasiswa dalam rangka peningkatan employability lulusan; Peningkatan jumlah pendanaan dari industri atau mitra lainnya untuk melakukan pembinaan bagi mahasiswa dalam rangka peningkatan employability lulusan.
Kriteria Pengaju Proposal
Proposal dapat diajukan oleh Program Studi dan Departemen (atau Fakultas/ Sekolah) dengan ketentuan (eligibility criteria) sebagai berikut: 1. Bersedia untuk menyelenggarakan “Program Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis” dengan mengacu pada tata kelola (governance) penyelenggaraan yang baik, dan dapat mempertanggungjawabkan seluruh aspek penyelenggaraannya ke Universitas (lihat ketentuan lebih lanjut); 2. Melibatkan mitra pengguna lulusan dalam pengembangan program, kurikulum dan sebagai pemberi materi maupun coach peserta. (dibuktikan melalui dukungan baik secara in kind maupun in cash); 3. Merumuskan prosedur dan sistem seleksi mahasiswa yang akan mengikuti Program Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis; 4. Melibatkan minimal 25 mahasiswa yang terpilih melalui seleksi untuk mengikuti Program Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis; 5. Bersedia menjamin keberlangsungan program melalui pelembagaan aktivitas untuk memenuhi indikator keberhasilan program yang telah ditetapkan, dengan menjadikan Program Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis yang didanai menjadi program berkala yang secara reguler dilakukan (triwulan, kuartal, semester, atau tahunan) sesuai program komprehensif unit penyelenggara yang dibuktikan dengan cover letter dari pimpinan minimal setingkat Ketua Departemen; 6. Melibatkan setidaknya 3 staf dosen UGM sebagai penyelenggara utama. 7. Melibatkan mitra industri dalam pengembangan sistem dan pelaksanaan evaluasi guna menetapkan kualitas luaran program. 8. Memberikan bukti kelulusan mengikuti program dalam bentuk sertifikat ketrampilan atau kompetensi strategis. Sertifikat akan lebih baik lagi apabila disertai penguatan dari asosiasi profesi; 9. Memiliki rekam jejak kerja sama akademik, yang ditunjukkan dengan MoU/MoA/Letter of Intent dengan/dari mitra pengguna lulusan; 5
10.
Memperoleh dukungan dari asosiasi keilmuan/profesi internasional yang relevan, untuk menjamin visibilitas dari program yang diselenggarakan yang ditunjukkan dengan dokumen semacam surat dukungan dari asosiasi keilmuan/profesi.
F.
Prosedur Pengajuan Proposal
Fakultas/Sekolah dan/atau Departemen dapat mengajukan Proposal Program Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis dengan mengirimkan: 1. Proposal Penyelenggaraan dengan Format: a. Judul, disesuaikan dengan judul kegiatan pengaju proposal; b. Latar Belakang, yang juga menyebutkan hasil tracer study dan pemetaan kebutuhan atas kompetensi strategis yang dimaksudkan; c. Tujuan khusus; d. Posisi Ketrampilan atau Kompetensi Strategis yang dimaksudkan dalam Proses Penguatan Profil Lulusan (dapat disajikan dalam bentuk gambar); e. Luaran Pembelajaran (LO); f. Silabus lengkap berikut kompetensi-kompetensi yang akan diperoleh dan namanama pelatih/ trainer); g. Komposisi pelatih dari internal UGM : eksternal adalah minimal 50:50. Lebih diutamakan komposisi pelatih dari eksternal. Diperbolehkan pelatih 100% dari eksternal; h. Mekanisme Penyelenggaraan (Penjaringan dan Seleksi Peserta, Target, dan Strategi); i. Susunan Kepanitiaan; j. Jadwal/ Detail Penyelenggaraan; k. Rincian Anggaran (Rencana Anggaran Belanja) yang sesuai dengan SBU UGM 2017; l. Lampiran-lampiran yang diperlukan 2. Curriculum Vitae Ketua Penyelenggara (dengan ketentuan setidaknya 3 staf dosen UGM sebagai penyelenggara utama); 3. Profil mitra penyelenggara; 4. MoU/MoA/Letter of Intent dengan mitra pengguna lulusan; 5. Cover Letter atau pernyataan dukungan dari Fakultas/ Departemen; 6. Cover Letter atau pernyataan dukungan dari asosiasi profesi/ keilmuan yang relevan (tidak wajib namun akan menjadi nilai tambah proposal bila ada); 7. Letter of Intent/ komitmen dari Fakultas/ Departemen untuk menyediakan dana pendamping untuk alokasi honorarium panitia pelaksana, besarnya minimal 15% dari total dana hibah; 8. Proposal diserahkan dalam bentuk soft-copy dan hard-copy sebanyak 3 eksemplar ke Pusat Inovasi dan Kajian Akademik (PIKA) dan dilengkapi dengan rincian anggaran yang diusulkan. Pedoman penulisan proposal dapat dilihat pada Lampiran 1; 6
9. 10.
Proposal dalam bentuk soft copy dikirim ke:
[email protected] dengan subjek e-mail [Nama Fakultas] Hibah Program Peningkatan Reputasi Lulusan Melalui Pelatihan Kompetensi Strategis; Proposal dalam bentuk hard copy sebanyak 3 eksemplar dengan sampul warna buffalo hijau muda diserahkan ke: Pusat Inovasi an Kajian Akademik (PIKA) Gedung Pusat UGM Lantai 3 Sayap Selatan, Ruang S3-03 Bulaksumur, Yogyakarta, 55281 Telp: +62-274-649-1850 Baik soft copy maupun hard copy diserahkan selambatnya 5 Juni 2017 pukul 12.00WIB. Proposal yang terlambat diterima tidak akan diproses dengan alasan apa pun.
G. Pembiayaan, Jumlah Hibah, dan Komponen yang Dapat dan Tidak Dapat Dibiayai Total dana hibah per proposal yang dapat diajukan adalah maksimal Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) per proposal yang akan diberikan kepada 12 Proposal yang ditetapkan secara kompetitif. Pencairan dana hibah dalam 2 termin: a) 70% setelah kontrak ditandatangani, dan b) 30% setelah laporan pelaksanaan kegiatan diterima oleh panitia pusat dan memenuhi capaian yang ditargetkan. 1. Komponen yang Dapat Dibiayai (mengacu kepada SBU UGM 2017) Meliputi: a. Tiket ekonomi pp untuk profesional yang menjadi fasilitator; b. Akomodasi, konsumsi, dan transportasi lokal bagi profesional yang menjadi narasumber/ fasilitator selama kursus berlangsung (baik domestik maupun internasional); c. Beasiswa kursus bagi mahasiswa terseleksi, dengan minimal jumlah mahasiswa 25 orang yang merupakan mahasiswa yang akan lulus di tahun 2017 dan lulusan baru 2017 (biaya kursus dan konsumsi selama kursus berlangsung); d. Akomodasi, konsumsi, dan transportasi lokal bagi panitia selama kursus berlangsung; untuk paling banyak 5 orang panitia; e. Perlengkapan kursus (alat tulis kantor dan course kits/ seminar kits/ bahan habis pakai yang diperlukan untuk kursus, contohnya reagen); f. Pencetakan sertifikat lulus kursus; g. Dokumentasi, jilid, dan penggandaan dokumen.
7
2.
Komponen yang Tidak Dapat Dibiayai Meliputi: a. Belanja barang modal (aset - contohnya dan tidak terbatas pada hard disk external, pointer, printer, modem, scanner, komputer, laptop, dll.); b. Honorarium untuk Panitia; Apabila ada panitia yang terlibat diberi honorarium, maka honorariumnya menjadi tanggung jawab unit pengusul (dari dana pendamping), sebagai bagian untuk menjamin keberlanjutan program di tahuntahun berikutnya; c. Honorarium untuk Narasumber/ Fasilitator dari mitra/ industri – Apabila ada narasumber/ fasilitator yang dilibatkan, maka honorariumnya menjadi tanggung jawab unit pengusul atau merupakan bentuk kemitraan in kind dari mitra industri atau lainnya, sebagai bagian untuk menjamin keberlanjutan program di tahun-tahun berikutnya; d. Pembayaran sewa gedung atau ruang yang menjadi milik unit pengusul atau unit di atasnya – Apabila unit pengusul adalah departemen, maka penggunaan ruang departemen, program studi, atau ruang lain di lingkungan Fakultas dari unit pengusul tidak boleh dibayarkan sewanya dari dana hibah ini dan harus menjadi tanggung jawab unit pengusul atau unit di atasnya; e. Pembayaran sewa piranti, peralatan, mesin, dan sebagainya milik unit pengusul atau unit di atasnya – Apabila unit pengusul adalah departemen, maka penggunaan ruang departemen, program studi, atau ruang lain di lingkungan Fakultas dari unit pengusul tidak boleh dibayarkan sewanya dari dana hibah ini dan harus menjadi tanggung jawab unit pengusul atau unit di atasnya; Apabila diperlukan penyewaan peralatan tertentu, maka penyewaan tersebut harus merupakan bagian kemitraan in kind; f. Biaya persiapan, lokakarya/workshop, rapat koordinasi yang diselenggarakan sebelum dan sesudah kursus.
3.
Ketentuan tentang Cacat Administratif dan Pelaksanaan: a. Apabila dijumpai cacat pelaksanaan berupa ketidaksesuaian dengan ketentuanketentuan yang tercantum pada butir-butir sebelumnya, maka dana hibah yang telah diturunkan wajib dikembalikan dan pengusul akan memperoleh catatan black list selama 3 tahun berturut-turut pada skema hibah yang sama. b. Apabila dijumpai cacat administratif berupa penggunaan dana yang tidak sesuai dengan ketentuan komponen yang dapat/ tidak dapat dibiayai, dan tidak patuh terhadap ketentuan SBU UGM 2017, maka dana hibah wajib dikembalikan sejumlah komponen yang tidak sesuai dengan ketentuan dan pengusul akan memperoleh catatan black list selama 3 tahun berturut-turut pada skema hibah yang sama. Ketentuan tentang cacat administratif dan cacat pelaksanaan ini diberlakukan bagi seluruh penerima hibah tanpa memandang alasan apa pun kecuali sebagaimana telah diatur dalam kerangka acuan kegiatan hibah ini. 8
H. Kelengkapan Pertanggungjawaban Kelengkapan yang harus diserahkan pada saat pertanggungjawaban kegiatan meliputi: 1. Laporan Penyelenggaraan - Formatnya akan disampaikan; 2. Laporan Keuangan Disertai SPJ sesuai ketentuan keuangan yang berlaku. Apabila terdapat pendapatan dari biaya registrasi yang dibayarkan oleh peserta dan/ atau sumber lainnya, maka laporan penggunaan dana tersebut wajib disertakan bersama Laporan Keuangan dan SPJ sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna kepentingan pencatatan proporsi pendanaan dari hasil kerjasama; 3. Dokumentasi Kegiatan Berupa Foto-foto dan Video yang Telah Diedit dan Siap Diunggah sebagai Scientific Documentary untuk Kanal Pengetahuan UGM (UGM Knowledge Channel) – Video yang dimaksud bukan Video Dokumentasi tetapi berupa video dokumentasi ilmiah yang memenuhi kriteria dokumentasi ilmiah (Dapat Dikonsultasikan pada Tim Kanal Pengetahuan UGM di Pusat Inovasi dan Kajian Akademik UGM); 4. Dokumentasi Website Kegiatan (Bahasa Indonesia dan Inggris) di laman Fakultas; 5. Bukti Publikasi Informasi dalam Media; Bila Ada dalam Bentuk Feature.
9
I. Jadwal Pelaksanaan Jadwal Pelaksanaan Kegiatan adalah sebagai berikut: 8 – 29 Mei 2017
Pengumuman Hibah dan Pertemuan Sosialisasi
5 Juni 2017
Batas Akhir Penerimaan Proposal, 12.00 WIB
6 Juni – 12 Juni 2017
Proses Seleksi Proposal Tahap I (Desk Evaluation)
13 Juni 2017
Pengumuman Hasil Seleksi Proposal Tahap I, Undangan Diskusi & Revisi Proposal
19 Juni 2017
Diskusi Proposal dengan Tim Reviewer
20 Juni 2017
Pengumuman Penerima Hibah
20 Juni – 22 Juni 2017
Revisi Proposal dan Penandatanganan Kontrak dan Pencairan Dana 70%
1 Juli – 30 September 2017
Penyelenggaraan Program dan Monitoring Evaluasi (Apabila melebihi 30 September 2017 mohon dapat memberitahukan dalam perencanaan disertai alasannya)
30 Oktober 2017
Presentasi Laporan Akhir Hibah
15 November 2017
Penyerahan Laporan Akhir dan Pencairan Dana 30%
J.
Lampiran
1. 2.
Contoh Format Proposal Format CV Ketua Penyelenggara
10
