SISGECO- SISTEMA DE GESTION COMERCIAL CARACTERISTICAS PRINCIPALES SISGECO: es un sistema integral de doble moneda para el manejo de las operaciones comerciales de la empresa. Mediante el ingreso de documentación simple Alfanumérica, el sistema le brinda las herramientas imprescindibles para la toma de decisiones. Todos los informes que brinda el Sistema se pueden enviar a la versión del Excel con que se cuenta
MULTIUSUARIO: SISGECO ha sido desarrollado para ser utilizado en sistemas de redes de área local (NT, Novell o similares), con acceso directo desde cualquier estación o área de la empresa, dependiendo del número de licencias que se adquieran, pudiendo trabajar en modo monousuario si fuese necesario. SEGURIDAD: SISGECO le permite la definición de perfiles de usuario, restringiendo el acceso sólo a las opciones que necesite trabajar. Asimismo, SISGECO le recuerda hacer el Backup de sus datos de manera automática, de tal manera que su data esté siempre protegida. LENGUAJE DE DESARROLLO: SISGECO trabaja en un ambiente Windows 98 y superiores. Ha sido desarrollado con Delphi, lo que permite, por su manejo de base de datos, tener la información segura y escalable, generar los informes adicionales que el usuario requiera, inclusive con herramientas simples como Excel. EQUIPO REQUERIDO: Pentium 4 ó PC 100% compatible; Windows XP recomendable 1Gb de memoria RAM y con un mínimo de 80 de Disco Duro.
ó superior,
______________________________________________________________________ De: SISGECO
PANTALLA PRINCIPAL
MENU PRINCIPAL
ICONOS DE ACCESO DIRECTO
BARRA DE MENSAJES
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MENU PRINCIPAL En este menú se encontrarán todas y cada una de las opciones del sistema.
ARCHIVOS: Las tablas para alimentar ala sistema son creadas en archivos, las cuales son definidos una única vez al iniciar el manejo del sistema, y luego solo se hará un mantenimiento de la información, de acuerdo a las necesidades del negocio. PROCESOS: En esta parte se encuentran las opciones para ejecutar los procesos el sistema, los cuales sirven para el manejo de las operaciones diarias, tales como ventas a los clientes con emisión de facturas o boletas, toma de inventario y manejo de las diferencias. INFORMES: Aquí podremos apreciar todos los informes que nos puede proporcionar el sistema. UTILITARIOS: En este menú podemos apreciar todos los utilitarios que ayudan a mantener el programa funcionando en buenas condiciones.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Para usar el sistema por primera vez, se recomienda seguir los pasos que se indican a continuación, respetando el orden presentado: 1.Personalizar el sistema, seleccionando la opción "UTILITARIOS" e ingresando en "Parámetros de Empresa", para indicar nombre de la empresa. Ver capítulo "UTILITARIOS" en la presente ayuda.
2.-
Ingresar Parámetros Generales Indicar porcentaje de I.G.V., correlativos para la numeración de documentos, y otros, para configurar el funcionamiento del sistema. Nota: No se deben borrar los valores por defecto, pues estos también se encuentran en las tablas, si se hiciera esto, el sistema dejaría de funcionar. Ver capítulo "UTILITARIOS", título "Parámetros" en la presente ayuda. Adecuar formatos (Facturas, Guías, Boletas)
3.-
Indicar los formatos de su empresa, para que el sistema haga una correcta Impresión de sus facturas, boletas de venta y guías. Ver capítulo "UTILITARIOS", título "Formatos de Impresión" para la adecuación respectiva. Una vez concluido estos pasos, el sistema estará listo y adecuado a los requerimientos de su empresa para iniciar las operaciones.
Ingresar información en los siguientes maestros: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O.
Artículos/Servicios Proveedores/Clientes Vendedores Zonas Almacenes Centros de Costos Transportistas Motivos de Traslado Formas de Pago Insumo/Producto Tipos de Pago Tipos de cambio Agencias Gastos Unidades
______________________________________________________________________ De: SISGECO
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ICONOS DE ACCESO DIRECTO Estos Botones muestran las opciones de uso más frecuente por ello se ubican en la pantalla principal. Estas opciones también se encuentran en el Menú Principal, se detallan a continuación.
Guía de ingreso
Guía de salida
Ensambles I/P
Ordenes de Compra
Compras
Importaciones
Cotizaciones
Venta
Guía-Factura
Seleccionar Empresa
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Backup
Calculadora
Impresora
Salir del Sistema
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BARRA DE MENSAJES En la pantalla principal en la parte inferior se muestra la barra de mensajes, esta barra muestra el nombre de la empresa en la cual se esta trabajando, el usuario con el que se ingreso al sistema, fecha y hora de acuerdo a la configuración de la computadora.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Creación de Empresa
Este es el principio por donde se debe empezar a trabajar con el sistema, para lo cual debemos de seguir los siguientes pasos:
1. 2. 3. 4.
Seleccionar Empresa. Parámetros de Empresa. Parámetros Generales. Formatos de Impresión.
Utilitarios/seleccionar empresa Este utilitario nos permite agregar nuevas empresas al sistema y asignarles una ruta hacia la carpeta en la cual se almacenará la información de trabajo (Data).
También encontraremos las opciones de borrar empresas y seleccionar la empresa predeterminada por el sistema.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Utilitarios/parámetros de empresa Este utilitario nos permite personalizar los datos de la empresa para ser mostrados en el sistema y los diferentes reportes que emite el sistema. Los campos que muestra este utilitario son
Línea (1 a 5): Sirve para definir los datos de la empresa, tales como razón social, dirección, RUC, etc., los cuales aparecerán en todos los reportes, en las órdenes de compra y cotizaciones. Código de Empresa: Código utilizado en el proceso de cierre.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Utilitarios - Parámetros Generales Este utilitario nos permite condicionar los parámetros de trabajo del sistema, en este utilitario existen 06 pestañas que son las siguientes: GENERALES I
______________________________________________________________________ De: SISGECO
TIPOS CLIENTES/PROVEEDORES Tipos de Clientes/Proveedores: El sistema posee 9 casilleros para definir los tipos de proveedores y clientes que interactuarán con la empresa. MASCARAS Las máscaras del sistema nos presenta como es que se visualizan y editan los valores que van a ser mostrados por el sistema. Para modificar la presentación (visualización) de éstos en el sistema, se procede de la siguiente manera: Para que se visualice una cifra de 02 decimales, se procede a modificar tanto en edición como en presentación y si se quiere presentar los valores sin decimales, solo hay que borrarlos tanto de edición como de presentación, en cada uno de los siguientes casilleros:
Cantidad Precio Costo Total
VARIOS Imagen Fondo: Indica donde se localizará la imagen de fondo de la pantalla, esta puede ser intercambiable. Proveedor/cliente anulación: Definido por 11 caracteres en este caso 9. Línea en blanco: Cuyo código está compuesto por 13 dígitos en este caso 9. Auxiliar 1 y 2: características resaltantes o repetitivas de los artículos. Precio con impuesto: Precio de venta incluido el I.G.V. para ventas. Ruta Imagen Artículo: Donde se alojarán las imágenes de los productos de la empresa. Logo Empresa: Donde se alojarán el logo de la empresa para ser utilizado en las Ordenes de Compra y Cotizaciones.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
GENERALES II VALORES POR DEFECTO
VALORES DEFECTO Estos valores no deben ser borrados del sistema (maestros), sin antes haber creado los valores con que se reemplazarán tanto en los maestros del sistema como aquí en Parámetros Generales. El borrar en los maestros o en parámetros generales estas cantidades, el sistema no funcionará correctamente. Vendedor: Código del vendedor. Zona: Zona de trabajo del vendedor. Centro de Costo: Centro de costos a que pertenece el producto. Forma de Pago: Formas en que se realizarán los pagos. Tipo de Pago Letra: Tipo de pagos en las letras.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
I.G.V. %: Porcentaje del Impuesto a las Ventas. Días de Backup: Por defecto el programa se instala con un backup obligatorio de 7 días, pudiendo ser modificable el tiempo, y si se coloca cero "0", se desactivará el mecanismo de alerta de backup. Almacén I/P (Insumo/Producto): Lugar donde se almacenaran los insumo/productos. Almacén Insumo: Lugar donde se almacenaran los otros insumos. ENSAMBLE - DESENSAMBLE - GUÍA Tipo de Movimiento Ingreso: Tipo de movimiento con el que se generarán las guías de ingreso en los ensambles/desensambles. Tipo de Movimiento Salida: Tipo de movimiento con el que se generarán las guías de salida en los ensambles/desensambles. Moneda: Moneda en que se generará el ensamble/desensamble.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
GENERALES III
TRANSPORTISTA
Nombre: Campo donde se coloca el nombre del transportista, pudiendo pertenecer a la empresa. RUC: Número de RUC del transportista, o de la empresa. Dirección: Del transportista o de la empresa. Placa: Placa del vehículo del transportista o del vehículo de la empresa.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
CORRELATIVOS
FACTURA (PREFIJO - CORRELATIVO): Sirve para indicar el prefijo y correlativo de las facturas a emitir, existen 9. El prefijo es la serie de los documentos que se utilizamos en el quehacer diario de la empresa. BOLETA (PREFIJO - CORRELATIVO): Sirve para indicar el prefijo y número correlativo de las boletas a emitir, existen 9. El prefijo es la serie de los documentos que se utilizamos en el quehacer diario de la empresa. Nota de Crédito: Sirve para indicar el prefijo y número correlativo de las Nota de Crédito a emitir. Nota de Débito: Sirve para indicar el prefijo y número correlativo de las Nota de Débito a emitir. Letras: Correlativo de impresión de las letras.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
CONTABILIDAD
Compra Cuenta Provisión: Cuenta contable de provisión. Cuenta IVA: Cuenta contable de Impuesto al Valor Agregado. Número de Voucher: Número de orden del voucher. Origen Compra: Origen del Libro Compra.
Ventas Cuenta Provisión: Cuenta contable de provisión. Cuenta IVA: Cuenta contable de Impuesto al Valor Agregado. Número de Voucher: Número de orden del Voucher. Origen Venta: Origen del Libro Venta. Pagos N° Voucher: Número de Voucher para Pagos. Origen: Origen pagos. Ruta Contabilidad: Donde se alojan los archivos del sistema contable.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
INTERNACIONAL
Moneda Local: Nombre de la moneda local. Símbolo: Símbolo de la moneda local. Moneda Extranjera: Nombre de la moneda extranjera. Símbolo: Símbolo de la moneda local. Literal impuesto principal: Siglas impuesto principal. Literal impuesto secundario: Siglas impuesto secundario. Código Tributario: Siglas código tributario.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Utilitarios/Formatos de Impresión Este utilitario nos permite adaptar la impresión de los documentos del sistema a los documentos PRE-impresos de la empresa. La impresión de los documentos se realiza mediante la ubicación de los puntos de impresión utilizando ejes cartesianos (X,Y) en milímetros, para esto se ha dividido el documento en 03 áreas:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Factura Boleta Guía Nota de Crédito Nota de Débito Letras
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Carga de Maestros/Tablas
Archivos
PARTE 1
El manejo del sistema se realiza a través de archivos, en los cuales se definen los diferentes datos que maneja la empresa, para un adecuado control comercial del mismo. Estos archivos son definidos una única vez al iniciar el manejo del sistema, y luego solo se hará un mantenimiento de la información, de acuerdo a las necesidades del negocio. Los archivos son los siguientes:
1. Artículos/Servicios 2. Proveedores/Clientes 3. Vendedores 4. Zonas 5. Almacenes 6. Centros de Costos 7. Transportistas 8. Motivos de Traslado 9. Formas de Pago 10. Insumo/Producto 11. Tipos de Pago 12. Tipos de cambio 13. Agencias 14. Gastos 15. Unidades
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Archivos - Artículos y/o Servicios La forma de clasificación de los artículos/servicios que usa el sistema, es a tres niveles, bajo el concepto de Familias, sub.-familias y Artículos e incorporándose el tipo Insumo/Producto.
Utilizando los botones de la parte inferior de la pantalla, podemos registrar nuestros productos o servicios, modificarlos, borrarlos o imprimirlos, exportarlos a Excel o definir listas de precios diferenciadas para nuestros clientes, presionando el botón Precios. Para agregar un artículo, debemos presionar el botón añadir y llenar los siguientes datos:
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Código: Campo de diez caracteres, que sirven para la identificación de los productos y/o servicios y el manejo sugerido es el siguiente: Familia : Sub-familia : Artículo :
Dos dígitos o caracteres Cinco dígitos o caracteres Seis o más dígitos o caracteres
Producto/Servicio: Campo de un carácter que sirve para indicar si el código ingresado es un producto o un servicio. Los valores a usar son: P: Para productos
S: Para servicios
Tipo : Campo de un carácter en el que usted indica el nivel que desea asignar al código creado. Los valores utilizados son: 1. 2. 3. 4.
Familias Sub-familias Artículos Insumo Producto
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Descripción: Campo de libre definición de 40 caracteres, el cual sirve para ingresar la descripción del artículo y/o servicio. Lote: Si el artículo pertenece a un lote de producción. Unidad: Campo de tres caracteres que sirve para indicar la unidad de medida o volumen con la cual se comercializan los productos. Por ejemplo: KLS=Kilos, UND=Unidades, etc. Es de uso libre y referencial. Peso: Si se considera el peso del artículo como prioritario para su comercialización y/o almacenaje. Moneda: Campo de un carácter que indica si el artículo se maneja en Nuevos Soles o Dólares. Por defecto el sistema escribe L moneda local, cambiar por E, si se va a manejar en moneda extranjera. Precio: Precio definido por el usuario, el cual no incluye el I.G.V. I.G.V. (S/N): Campo de un carácter, que sirve para indicar si el producto o servicio está gravado con el Impuesto General a las Ventas. Por defecto el sistema escribe S, cambiar por N si el producto o servicio no está afecto al I.G.V. Precio I.G.V: Precio definido por el usuario, el cual incluye el I.G.V. % ISC: Campo de % del Impuesto Selectivo al Consumo. Cuenta Venta: Cuenta Contable de Ventas clase 70. Cuenta Mercadería: Cuenta Contable de Mercaderías, clase 20. Cuenta Compra: Cuenta Contable de de compras, clase 60. Stock Mínimo: Campo numérico de seis enteros y dos decimales, que sirve para indicar si se requiere manejar una cantidad mínima en el stock, para que el sistema pueda emitir un reporte que indique los productos cuyo stock se encuentre por debajo de las cantidades indicadas. Uso opcional. Lote de reposición: Indica el número de artículos considerados por usted como mínimo de reponer. Ubicación Física: Señala la ubicación física en el almacén, al momento de realizar la toma de inventarios. Auxiliar1 y Auxiliar2: Se utilizará de forma opcional, estos se definen en la sección de Parámetros Generales, en el menú de Utilitarios. % Comisión: Campo numérico de dos enteros y dos decimales, el cual indica si se va a pagar comisión de venta a nivel de artículo. Uso opcional.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
% Descuento: Campo en el que se indica el porcentaje de descuento al que sé vera afecto el artículo, si corresponde. Uso opcional. Campo en el que se indica el porcentaje de descuento al que sé vera afecto el artículo, si corresponde. Uso opcional.
Archivos - proveedores/clientes Este archivo sirve para definir los agentes económicos (personas jurídicas o naturales), con los que se establece un tipo de relación con la empresa.
Los datos requeridos en este archivo, son los siguientes: Código: Campo de 11 caracteres identificador del Proveedor/Cliente, éste puede ser el RUC en el caso de personas jurídicas, el DNI en el caso de personas naturales o un código creado por la empresa para identificar a los terceros que trabajan con la empresa.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Tipo : Existen 9 campos para ingresar tipos de terceros que interactúen con la empresa, éstos campos están en el menú Utilitarios, Parámetros Generales. Razón Social: Campo de 40 caracteres en el cual se indica el nombre o razón social. RUC : Campo de once caracteres en el cual se indica el registro Único Tributario. Documento: Campo de 3 caracteres en el cual se indica el nombre del documento de la persona natural. Número de Documento: Campo de 15 caracteres en el cual se indica el número de documento de la persona natural. Contacto: Campo de 40 caracteres en el cual se define la persona de contacto del proveedor o cliente. % Descuento: Indica el porcentaje de descuento al que esta afecto el cliente. Indica el porcentaje de descuento al que esta afecto el cliente. Zona: Campo que indica la zona a la que corresponde la dirección del cliente/proveedor, este campo es requerido para inscripción del proveedor/cliente. Vendedor: Consignar el vendedor o comprador asignado si es el caso, este campo es requerido para inscripción del proveedor/cliente. Crédito: designada deacuerdo al tipo de moneda. Línea de Crédito: para la colocación del monto del crédito. OFICINA Dirección: Campo de 50 caracteres el cual sirve para definir la dirección legal. Distrito: Campo de 20 caracteres el cual sirve para definir el distrito correspondiente a la dirección. Teléfono: Campo de 15 caracteres en el que se registra el número de teléfono que corresponde a la dirección legal. Fax: Campo de 15 caracteres en el que se registra el número de fax que corresponde a la dirección legal. DESPACHO Dirección: Campo de 50 caracteres el cual sirve para definir la dirección donde se deberá entregar la mercadería. Distrito: Campo de 20 caracteres el cual sirve para definir el distrito correspondiente a la dirección.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Teléfono: Campo de 15 caracteres en el que se registra el número de teléfono que corresponde a la dirección. AVALISTA Razón Social: Campo de 50 caracteres el cual sirve para definir el nombre de la empresa que avala las letras. RUC: Campo de 15 caracteres en el cual se coloca el RUT de la empresa avalista. Distrito: Campo de 20 caracteres el cual sirve para definir el distrito correspondiente a la dirección. Teléfono: Campo de 15 caracteres en el que se registra el número de teléfono que corresponde a la dirección.
Archivos - Vendedores Este archivo sirve para definir los vendedores involucrados en el proceso de comercialización, de tal forma que el sistema pueda emitir estadísticas de ventas por vendedor. Adicionalmente, se puede definir el cálculo de comisiones por cada vendedor, manejando hasta tres tipos de comisiones. Los campos a llenar en este archivo son:
Código: Campo de 4 caracteres de libre uso para identificación del vendedor. Nombre: Campo de 20 caracteres para ingresar nombre del vendedor.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Moneda: Campo que indicará la moneda en que se calcularán las comisiones de los vendedores. % Comisión (4 niveles): Campo numérico de dos enteros y dos decimales que sirve para indicar el porcentaje de comisión a pagar a un vendedor. Límite (4 niveles): Campo numérico de 7 enteros que sirven para indicar a partir de que monto de venta que realice el vendedor se aplicara el cálculo de comisiones. Nota.- Hay dos formas de utilizar este maestro: La primera, se coloca un porcentaje de comisión al cual pueden alcanzar todos los vendedores, no interesando en este caso el monto de venta, en el segundo caso, las comisiones son escalables, por ejemplo: Si un vendedor tiene 2% de comisión hasta el límite de $100,000 pesos, esta se considerará desde $0 de ventas hasta ese valor límite, si pasare el valor hacia el segundo límite, la comisión será calculada según los límites. Este campo es esencial para poder inscribir proveedores/clientes.
Archivos - Zonas En este archivo se definen las zonas a manejar dentro del sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
Código: Campo de 4 caracteres que indica la zona geográfica considerada por usted para organizar sus ventas en un territorio especifico. Descripción: Campo que indica el nombre de la zona que registrará. Nota.- Este campo es esencial para la inscripción de proveedores/clientes.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Archivos - Almacenes En este archivo se definen los almacenes que utilizará el sistema, el programa consta de 10 almacenes, estos están numerados del 0 al 9. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
Código: Campo de 1 carácter que indica el almacén. Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerá el almacén. Dirección y Distrito: Campo que indica la localización física del almacén. GUÍAS Salida 1 Prefijo: Campo de 03 caracteres que indica la serie del documento usado en el almacén, cada almacén deberá tener un número correlativo distinto en sus documentos. Correlativo: Campo de 07 caracteres que indica el número de uso del documento del almacén. Salida 2 Prefijo: Campo de 03 caracteres que indica la serie del documento usado en el almacén, cada almacén deberá tener un número correlativo distinto en sus documentos.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Correlativo: Campo de 07 caracteres que indica el número de uso del documento del almacén.
Archivos - Centros de costos En este archivo se definen los centros de costos que manejará el sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
Código: Campo de 04 caracteres que indicará el centros de costos al cual hace injerencia el movimiento. Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerá el centro de costos. Nota.- El valor por defecto del centro de costos es "0000" que indicará que le centro de costos no está definido, y al ser exportado a contabilidad, se exportará como centro de costos no definido.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Transportistas Esta opción deberá ser procesada una vez al día para que el sistema actualice algunos datos, necesarios para la emisión de algunos reportes.
Para agregar Transportistas sólo se debe dar click en Añadir, y para agregar vehículos a esta empresa de transportes, se presiona el botón Vehículos.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Para agregar un transportista debemos consignar los siguientes datos: Código: Número de control asignado a cada transportista. Descripción: Nombre de la empresa o persona natural que nos brindará el servicio de transporte. RUC: Número de identificación de la empresa o persona natural que nos proporcione el transporte.
Este formulario nos sirve para agregar las unidades que posee cada uno de los transportistas que nos brindarán su servicio, los datos que consigna el formulario son los siguientes: Placa: Número de identificación del vehículo. Marca: Marca del vehículo inscrito. Número de Constancia de Inscripción: Número del documento que oficializa su participación en la empresa. Número de Licencia: Licencia de funcionamiento del vehículo.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Motivos de Traslado Esta tabla nos muestra los motivos por los cuales nuestra mercadería será trasladada de nuestros almacenes.
Para agregar un motivo debemos de consignar los siguientes datos:
Código: Número de identificación del motivo. Descripción: Motivo del traslado.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Archivos - Formas de Pago En este archivo se definen los Formas de Pago que utilizará el sistema.
Los campos que muestra este archivo son los siguientes: Código: Campo de 02 caracteres que indican las Formas de Pago que se utilizarán en el sistema, como por ejemplo: 01 Efectivo, 02 Letras, etc. Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerán las Formas de Pago.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
En el caso de las letras, se deben considerar además los días de pago de éstas.
Archivos - Insumo/Producto En este archivo se muestran los insumo/productos definidos en el maestro de artículos y se definen los insumos que utilizarán éstos. Utilizando el botón de Insumos, se agregarán estos insumos.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
La siguiente tabla de insumos será agregada mediante el botón Añadir. Para lo cual deberá llenarse la siguiente pantalla:
Insumo: Campo donde se incorporarán los insumos inscritos en la tabla de artículos y formarán parte de los nuevos productos a ensamblarse. Descripción: Nombre del Insumo que se ha agregado. Cantidad: Campo donde se incorporará la cantidad de Insumos que demandará el producto resultante. Unidad: Unidad de medida del insumo integrado.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Archivos - Tipos de Pago En este archivo se definen los Tipos de Pago que utilizará el sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
Código: Campo de 02 caracteres que indican los Tipos de Pago que se utilizará el sistema. Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerán los Tipos de Pago. Cuenta de Provisión Soles: Campo que indica la cuenta contable para la provisión en soles.. Cuenta de Provisión Dólares: Campo que indica la cuenta contable para la provisión en dólares. Tipo de Documento Contable: Campo que indica el documento ( Factura, Boleta) que se utilizará.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Archivos - Tipos de cambio En este archivo se definen los Tipos de cambio que utilizará el sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
Fecha: Campo para la fecha diaria. Compra: Campo que indica el valor del tipo de cambio diario en la compra. Venta: Campo que indica el valor del tipo de cambio diario en la venta.
Archivos - Agencias En este archivo se definen las agencias destinadas a las importaciones que manejará el sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Código: Campo de 02 caracteres que indican los Tipos de agencia para la importación que se utilizará el sistema. Descripción: Campo que indica el nombre con que se reconocerán los Tipos de agencia.
Archivos - Gastos de Importación En este archivo se definen los Gastos de importación que utilizará el sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Código: Campo de dos caracteres, el cual identifica el movimiento. La información a ingresar es de libre disposición del usuario y puede ser numérica o alfanumérica. Descripción: Campo de 30 caracteres, el cual indica la descripción de los gastos de importación. Cta. Prov.: es la cuenta que se va definir para la exportación a contabilidad. Orden: Casilla para ubicación por numero de orden.
Archivos - Unidades En este archivo se definen en tipo de unidad mínima que utilizará en el sistema. Los campos que muestra este archivo son los siguientes:
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Código: Campo de cuatro caracteres, que sirven para la codificación de las unidades. Descripción: Campo de libre definición de 20 caracteres, el cual sirve para ingresar la descripción de las unidades. Cod.Sunat: El cual debe ser digitado según las tablas de Sunat.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
PROCESOS
PARTE 2
En esta parte se encuentran las opciones para ejecutar los procesos el sistema, los cuales sirven para el manejo de las operaciones diarias, tales como ventas a los clientes con emisión de facturas o boletas, toma de inventario y manejo de las diferencias. Los procesos que maneja el sistema son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.
Almacén Compras Ventas Guía -Factura Asiento de Costos
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Almacén Este proceso permite registrar los movimientos de almacén de productos dentro del sistema, está compuesto por los siguientes procesos: 1. 2. 3. 4. 5.
Guías de Ingreso Guías de Salida Ensambles I/P Simulación Ensambles I/P Toma de Inventario
Procesos - Almacén - Guía de Ingreso Este proceso permite registrar los movimientos de ingreso al almacén, esta pantalla contiene fechas de búsqueda: Desde - Hasta y los botones de Añadir, Modificar y Borrar. Para ingresar una nueva Guía debemos de presionar el botón Añadir. Nota.- Por defecto se muestran todos los movimientos realizados durante el mes en curso. Para el ingreso de una nueva guía debemos llenar los campos solicitados:
Almacén: Nos permite escoger entre los diez (10) almacenes que tiene el sistema.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Nota.- Cuando se apertura una nueva guía, aparecerán valores por defecto. BOTONES INFERIORES Anula Guía: Botón que sirve para anular la guía. Guía a Compra: Botón que convierte la guía en compra para no tener que volver a ingresar la compra. Libera: Botón que permite soltar el documento asociado a la guía.
Tener en cuenta en esta pantalla los siguientes campos: Valor: Valor del artículo sin incluir I.G.V. Valor + I.G.V: Valor del artículo incluido I.G.V., sólo aparecerá si en Parámetros Generales está activado el casillero de valor + I.G.V.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Almacén - Guía de Salida Este proceso permite registrar los movimientos de salida del almacén, esta pantalla contiene fechas de búsqueda: Desde - Hasta y los botones de Añadir, Modificar y Borrar. Para ingresar una nueva Guía debemos de presionar el botón Añadir. Para el ingreso de una nueva guía debemos llenar los campos solicitados:
BOTONES INFERIORES Anula Guía: Botón que sirve para anular la guía. Guía a Venta: Botón que convierte la guía en venta para no tener que volver a ingresar la venta. Libera: Botón que permite soltar el documento asociado a la guía. Traspaso a otro Almacén: Botón que sirve para pasar de un almacén a otro, según el siguiente procedimiento:
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Presionar el botón de Traspaso a otro almacén.
Definir almacén a donde se traspasarán los artículos, y el tipo de Mov. Que tiene que ser un ingreso al almacén seleccionado.
Carga Insumo/Producto: Botón que sirve para ingresar insumo/producto en la guía, según el siguiente procedimiento:
Presionar botón de Carga de Insumo/Producto
Esta opción le permite añadir mercadería a la guía de salida si en el ensamble armado no se incorporo la mercadería completa.
Procesos - Almacén - Ensamble I/P Este proceso permite registrar los movimientos de ensamble de productos dentro del sistema y generar las guías de ensamble.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Este proceso nos solicita llenar los siguientes campos: Número: Número correlativo del sistema. Número Guía Ingreso: Nos indica el número de guía de ingreso del Insumo/Producto al almacén de Insumo/Producto. Número Guía Salida: Nos indica el número de guía de salida de Insumos para el ensamble. Fecha: Nos indica la fecha de la operación. Almacén IP: Nos indica el almacén donde se ingresarán los Insumo/Productos ensamblados. Almacén Insumo: Nos indica el almacén de donde se retiran los insumos. IP: Nos indica el código del Insumo/Producto a ensamblar. Cantidad: Nos indica la cantidad de Insumo/Producto a ensamblar.
NOTA: Si faltara stock para realizar el ensamble, aparecerá una pantalla, la cual nos indicará el faltante de stock por insumo que interviene en el ensamble, esta pantalla aparece al presionar el botón de Generar la Guía del Ensamble.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Almacén – Simulación de Ensamble I/P Este proceso permite realizar una simulación de hacer un ensamble, con esta opción podremos comprobar cuantas cantidades o que productos falta stock para generar las guías respectivas.
Procesos - Almacén - Toma de Inventario Este proceso proporciona las herramientas necesarias para la toma física del inventario, así como entregar las diferencias entre la toma física y el stock en libros.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Luego de seleccionar los artículos debe presionar ENTER, donde el sistema mostrara una pantalla con los datos seleccionados. Este reporte se puede imprimir y utilizar para el conteo físico de la mercadería. Para que el sistema nos de las diferencias entre el stock físico versus el stock en libros, se debe ingresar en las cantidades encontradas. Esto se realiza presionando ENTER en el código a requerido, donde se abrir una pequeña ventana para ingresar la cantidad deseada. La diferencia la establece automáticamente el sistema.
Procesos - Compras Este proceso permite registrar las compras y preparar nuestras Ordenes de Compra 1. Órdenes de Compra 2. Compras 3. Importaciones
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Compras - Órdenes de Compra Este proceso permite elaborar y registrar las órdenes de compra y la siguiente pantalla nos muestra las órdenes de compra realizadas entre las fechas Desde Hasta, según figura:
Al presionar el botón añadir, podemos agregar un artículo a nuestra Orden de compra. BOTONES ESPECIALES Condiciones: Botón que nos abre un cuadro de texto que se utilizará para agregar las condiciones de la compra. Cierre: Botón que nos ayudará a cerrar la orden de compra.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Compras - Compra Este proceso permite registrar las compras y la siguiente pantalla nos muestra las compras realizadas entre las fechas Desde - Hasta, según figura:
Al presionar el botón añadir, podemos agregar un artículo a nuestra Orden de compra. BOTONES ESPECIALES Compra a Guía: Botón que convierte la compra ingresada en guía de ingreso para actualizar el stock del almacén. Cheque: Botón que nos ayudará a registrar la cancelación de la compra. Ajustes: Botón que nos ayudara a realizar ajuste de los decimales, ya sea sobre el Neto, IGV, o Total.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Compras - Importaciones Este proceso permite registrar las compras Importadas y la siguiente pantalla nos muestra las compras realizadas entre las fechas Desde - Hasta, según figura:
En esta pantalla debemos llenar los campos que aparecen en la cabecera que son los detalles de la Invoice o factura del exterior, los más resaltantes que son: Agente de Importación, Nº de DUA, Y los demás datos obligatorios que aparecen por defecto.
BOTONES ESPECIALES Compra a Guía: Botón que convierte la compra ingresada en guía de ingreso para actualizar el stock del almacén. Ajustes: Ajustes del IGV para realizar un redondeo Gastos: Gastos de Importación los cual seguido de un prorrateo se reflejarán en la guía de ingreso. Estos gastos tienen que estar creados previamente en la tabla de Gastos que se encuentra en Archivos- Gastos, de esta manera podrán ser jalarlos a esta nueva tabla. Conforme van llegando los gastos de Importación se tiene que ir registrando en este Botón de Gastos y seguidamente darle click en prorrateo para
______________________________________________________________________ De: SISGECO
que de esta manera el sistema actualice el valor de la guía de ingreso de manera automática. Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos - Ventas Este proceso permite registrar las Ventas y Cotizaciones. 1. Cotizaciones de Venta 2. Ventas 3. Variación de Precios
Procesos - Ventas - Cotizaciones Este proceso permite elaborar y registrar las cotizaciones de venta. En esta pantalla podemos añadir nuevas cotizaciones o reabrir aquellas que ya han sido cerradas. Para abrir una nueva cotización, presionamos el botón añadir.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Al presionar el botón añadir nuevamente, podemos agregar un artículo a nuestra Cotización. BOTONES ESPECIALES Condiciones: Botón que nos abre un cuadro de texto que se utilizará para agregar las condiciones de la cotización. Los mismos que figuraran en la impresión de la cotización.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Cierre: Botón que nos ayudará a cerrar la cotización y luego de cerrarla se convertirá en venta, y el sistema copiara todo lo que contiene la cotización a la Factura o Boleta.
Procesos - Ventas Venta Este proceso permite registrar las ventas. En esta pantalla podemos añadir nuevas ventas. Para abrir una nueva venta, presionamos el botón añadir.
BOTONES ESPECIALES Incorporar Guías: Botón que nos ayudará a incorporar guías a la factura que se está realizando, sólo se visualizarán y añadirán todas las guías de un mismo cliente. Venta a Guía: Botón que convierte la venta registrada en guía de salida para actualizar el stock del almacén, de esta manera descarga la mercadería del almacén Pagos Venta: Botón que nos ayudará en la cancelación de la venta, esta puede ser de una o varias formas. Este nos ayuda a incorporar el tipo de pago por la venta a realizarse.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Copia Anula: Botón que nos permite anular la factura registrada y copia todo el contenido de la factura anulada al siguiente correlativo, llevándose consigo el número de la guía asociada.
Procesos - Variación de Precios Este proceso facilita la tarea de actualización de precios de venta, los cuales se pueden cambiar todos al mismo tiempo o por grupos seleccionados, siempre y cuando se maneje un mismo parámetro para el grupo a actualizar. Este proceso se realiza, posicionando el cursor sobre la opción de variación de precios y luego presionando ENTER. Al realizar esta operación el sistema muestra una ventana con los siguientes campos:
Ingresar Precio Esta pantalla nos ayudará a ingresar nuevos precios para los productos ya existentes. Ingresar Factor Esta pantalla nos ayudará a ingresar el factor por el cual se multiplicará el precio del producto para obtener la utilidad de éste.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Procesos – Guía Factura Este proceso permite registrar las ventas. En esta pantalla podemos añadir nuevas ventas, la cual funciona generando de manera automática la guía de salida del Almacen.
Para poder trabajar con esta opción de Guía-Factura, primero se tiene que programar en Parámetros Generales-Usuarios. Por mediante esta opción se debe programar cual va ser el Almacen predeterminado y que guía de salida va generar el sistema al momento de hacer una Guía Factura.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
Contador: Aquí se va seleccionar si la guía que se va a generar por mediante esta opción va ser una guía extrema o una guía interna (contador1 o contador2) respectivamente ambos ya definidos por Almacen.
Procesos - Asiento de Costos Este proceso nos muestra el movimiento contable de nuestras unidades de negocios o centros de costos. Para obtener este proceso se debe definir el rango de fechas que se desea analizar, de la siguiente manera:
Tabla de resultado del proceso efectuado.
______________________________________________________________________ De: SISGECO
